Lean Administration

2-Tage Intensiv Seminar

Verschwendung erkennen, Abläufe optimieren und Serviceprozesse nachhaltig verbessern

Lean Administration – Prozesse neu denken

Administrative Prozesse stehen heute stärker denn je unter Druck: steigende Kundenanforderungen, hohe Kommunikationsdichte und zunehmende Komplexität verlangen nach schnellen, transparenten und fehlerfreien Abläufen. Lean Administration unterstützt Unternehmen dabei, genau diese Herausforderungen systematisch anzugehen und administrative Bereiche effizienter auszurichten. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht klassische Produktionsprozesse, sondern Informationsflüsse, Abstimmungen, Schnittstellen und digitale Arbeitsabläufe. Das Seminar vermittelt praxisnah, wie Lean-Prinzipien erfolgreich auf Büro- und Verwaltungsprozesse übertragen werden können. Die Teilnehmenden lernen, Verschwendungen sichtbar zu machen, Prozesse kundenorientiert zu analysieren und nachhaltige Verbesserungen im Arbeitsalltag umzusetzen. Dabei werden sowohl Methoden zur Prozessoptimierung als auch Ansätze zur besseren Zusammenarbeit und Kommunikation im Team behandelt. Durch den gezielten Einsatz von Lean Administration schaffen Sie die Grundlage für mehr Effizienz, höhere Transparenz und eine flexible Organisation, die schnell auf Veränderungen reagieren kann.

Warum Sie teilnehmen sollten

• Sie verstehen Lean Administration und optimieren Prozesse im administrativen Umfeld gezielt und wirkungsvoll
• Sie erkennen versteckte Zeitfresser, Medienbrüche und Verbesserungspotenziale im Büroalltag schnell und systematisch
• Sie wenden praxiserprobte Lean Methoden zur Prozessoptimierung effizient, praxisnah und kundenorientiert an
• Sie begeistern Mitarbeitende für Veränderungen und setzen Verbesserungen gemeinsam erfolgreich um
• Sie etablieren eine nachhaltige Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen

Details zu Ihrer Weiterbildung

Inhalte

1. Tag

Lean Administration verstehen – Arbeitsplatz und Bereich stabilisieren

Einstieg und Zielklärung

• Seminarziele, Erwartungen und typische Büroprobleme
• Überblick über Lean Administration

Überblick Lean Management Grundlagen

• Toyota-Produktionssystem und Lean Thinking
• Wertschöpfung und Verschwendung
• Kundenorientierung und Durchlaufzeit
• 7+1 Arten der Verschwendung
• 3M: Verschwendung, Schwankung, Überlastung
• Kaizen und kontinuierliche Verbesserung

Von Lean Production zu Lean Administration

• Besonderheiten administrativer Arbeit
• Administrative Produkte und Anforderungen
• Typische Probleme wie Suchzeiten, Doppelarbeit und Medienbrüche

Verschwendung in administrativen Prozessen erkennen

• Zeitfresser im Büroalltag
• Wertschöpfende vs. nicht wertschöpfende Tätigkeiten
• Praxisübung: Verschwendungen im eigenen Arbeitsumfeld identifizieren

Arbeitsplatzebene: 5S und Selbstorganisation

• 5S im Büro und strukturierte Ablage
• Aufgaben-, E-Mail- und Zeitmanagement / Eisenhower Prinzip
• Praxisübung: 5S-Ansatz oder Selbstorganisations-Quick-Win ableiten

Teamorganisation und Kommunikation

• Teamstandards und Regelkommunikation
• Meeting- und E-Mail-Regeln
• Aufgaben-Kanban und Team Boards
• Praxisübung: Entwurf eines Aufgaben-Kanbans in der Administration

Prozessebene

• Prozessdenken statt Abteilungsdenken
• Wie sieht eine Prozesslandkarte aus?
• Welche Kernprozesse und Stützprozesse gibt es?
• Aufzeigen administrativer Beispielprozesse
• Auswahl eines geeigneten Beispielprozesses für den nächsten Tag

2. Tag

Prozesse analysieren, Ursachen verstehen und Verbesserungen umsetzen

Lean-Prozesse effizient gestalten

• Entwicklung kundenorientierter Soll-Prozesse
• Arbeitsorganisation entlang des Wertstroms ausrichten
• Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definieren

Standards und stabile Abläufe schaffen

• Standardisierung von Formularen und Prozessen
• Erstellung klarer Arbeits- und Prozessbeschreibungen
• Vermeidung von Störungen und Reibungsverlusten im Arbeitsalltag

Kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen etablieren

• Grundlagen und Nutzen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
• Mitarbeitende aktiv in Verbesserungsprozesse einbinden
• Erfolgsfaktoren für die nachhaltige Umsetzung von Lean Administration

Kennzahlen und Erfolgsmessung

• Einsatz sinnvoller KPIs zur Bewertung von Veränderungen
• Messung von Prozessqualität und Mitarbeiterzufriedenheit
• Verbesserungen sichtbar machen und nachhaltig sichern

SIPOC: Prozessgrenzen und Kundenanforderungen klären

• Supplier, Input, Process, Output, Customer
• SIPOC zur Klärung von Kunden, Lieferanten und Prozessgrenzen
• Erfassung von Bearbeitungs-, Durchlauf- und Wartezeiten

Prozessmapping: IST-Prozess sichtbar machen

• Prozessmapping in 12 Schritten
• Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit und Übergangszeit erfassen
• Kaizen-Blitze setzen
• Übung: IST-Prozess aufnehmen

Analyse, Problemlösung und Verbesserungsplanung

• Verschwendung, Engpässe und Optimierungspotenziale erkennen
• Analyse von Liegezeiten, Medienbrüchen, Doppelarbeit sowie Informationsflüssen
• Einsatz von Wertstromanalyse, TSA und RACI-Matrix
• Anwendung von A3-Problemlösung und 5-Why-Analyse
• Entwicklung und Priorisierung nachhaltiger Verbesserungsmaßnahmen und Quick Wins

Umsetzung und Nachhaltigkeit

• Einführung von Lean Administration im Unternehmen
• Rollen, Erfolgsfaktoren und kontinuierliche Verbesserung
• Standards, Regelkommunikation und nachhaltige Verankerung im Arbeitsalltag

Zielgruppe

• Ideal für Lean-Einsteiger und Teilnehmende mit ersten Lean-Kenntnissen
• Für Personen, die Lean Administration einführen oder weiterentwickeln möchten
• Fach- und Führungskräfte aus administrativen Unternehmensbereichen
• Beschäftigte aus produktionsnahen Bereichen mit administrativen Aufgaben, z. B. Arbeitsvorbereitung oder Fertigungsplanung
• Prozessmanager und Mitarbeitende, die administrative Prozesse im Unternehmen optimieren und digitale Prozessoptimierung gezielt vorantreiben möchten

Ihr Nutzen

• Sie erlangen ein grundlegendes Verständnis, wie Sie administrative Prozesse effizienter und kundenorientierter gestalten
• Sie nutzen praxiserprobte Lean-Methoden, um Abläufe nachhaltig zu optimieren
• Sie verbessern die Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz in Ihrem Team
• Sie stärken die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens durch moderne Prozessoptimierung