Digitale Reisekostenabrechnung

• Kompaktübersicht - typische Belege: Wie sehen sie korrekt aus?
  • Flug- und Bahntickets
  • Hotelrechnungen
  • Mietwagenbelege
  • Öffentliche Verkehrsmittel
  • Verpflegung
  • Parkgebühren
• Anforderungen an digitale Belege:
  • Lesbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Echtheit
  • Elektronische Formate
• Schritte zur Digitalisierung von Belegen
  1. Vorbereitung: Alle relevanten Papierbelege sammeln und sortieren
  2. Prüfen: Überprüfen, ob die Belege vollständig und gut lesbar sind
  3. Hardware/Software: Hochwertiger Scanner
  4. OCR-Software: Nutzen Sie eine OCR-Software
  5. Scannen der Belege: Einzelscan
  6. Dateiformate: Speichern Sie die Scans vorzugsweise als PDF (JPEG-/PNG-F)
  7. Dateibenennung: Aussagekräftige und konsistente Dateinamen
  8. Speicherung: Klare und strukturierte Verzeichnisstruktur
  9. Sicherheit: Geschützten Verzeichnis
• Best Practices
  • Originalbelege aufbewahren
  • Dokumentationspflichten
  • Revisionssicherheit

Zukünftig werden die formellen Anforderungen an die Reisekostenabrechnung strenger. So müssen alle Belege digitalisiert und unabänderbar gespeichert werden. Belege für Dienstreisen müssen zwingend bestimmte Angaben enthalten, damit sie als Betriebsausgabe anerkannt werden.

Lernen Sie in unserem Online-Seminar, welche Dokumente für Dienstreisen erforderlich sind, warum eine Reisekostenordnung wichtig ist und wie sie aussehen könnte. Außerdem erfahren Sie, wie korrekte Bewirtungsbelege, Taxiquittungen und Hotelrechnungen erstellt und wie diese Belege richtig digitalisiert werden, um eine effiziente und gesetzeskonforme Dokumentation zu gewährleisten!

Die Anforderungen an eine digitale Lohnschnittstelle nach § 4 Abs. 2a Lohnsteuerdurchführungsverordnung sind auch bei Reiskosten zu beachten. Was bedeutet dies genau und welche Voraussetzungen sind hierfür zu erfüllen?