Strukturierte & strategische Organisation von Beschaffung und Vergabe - Webinar von DVNW Akademie GmbH

Einführung und Beschaffungs- und Vergabeorganisation

• Zahlen, Daten, Fakten „öffentlicher Einkauf“ (Volumina, Anzahl Vergabestellen, Statistiken)
• Organisatorische Rahmenbedingungen
• Marktbezogene / konjunkturelle Rahmenbedingungen
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Aktuelle Herausforderungen des öffentlichen Einkaufs
• Überblick / Erfahrungen aus der Praxis der Referenten zu Organisationsmodellen (einschl. Compliance, Neutralität, Interessenkonflikte)
• Zentrale Beschaffungs- und Vergabeorganisation
• Instrumente der Beschaffungsbündelung (Rahmenvereinbarungen, Vergabemodelle abseits der losweisen Vergabe, Qualifizierungssysteme, Open-House-Modell)
• Beschaffungsvarianten (In-House, In-State, Vertragsmanagement, Nutzung bestehender eigener und „fremder“ Verträge)
• Stakeholdermanagement (Politik, Gremien, Interessenvertretungen, Markt)
• Digitalisierung öffentlicher Einkauf (eVergabe, eRechnung, elektronische Prozesse und Systeme)
• Warengruppenstrategien und -management
• Vergabeverfahrensarten als strategisches Element (u.a. Entscheidungsmatrix Vergabeverfahrensart; Vor- und Nachteile der Verfahrensarten hinsichtlich Prozess, Flexibilität, Compliance / Korruptionsprävention)
• Methoden und Instrumente (elektronischer Katalog, elektronische Auktion, dynamisches Beschaffungssystem)

Organisation und Konzeption der Vergabe

• Vergabekonzept im Allgemeinen:
  • Vergabevorbereitung (Bedeutung, Inhalte und Herausforderungen im Überblick)
  • Bedarfsermittlung / -feststellung, Risikoanalyse und Zeitplanung
  • Markterkundung und Bedarfsstrukturierung
  • Wirtschaftlichkeitsberechnung, Auftragswertschätzung, Haushalt / Budget
  • Alternative Beschaffungsvarianten
• Vergabekonzeption im Besonderen (Themenauswahl):
  • Loszuschnitt
  • Produktvorgaben und –angaben
  • Besondere Aspekte: sozial, umweltbezogen, innovativ, nachhaltig
  • Optionale Leistungen
  • Einbeziehung Markt-Know-how (Verfahrensarten, Nebenangebote, agile Vorgehensmodelle)
  • Wertungskriteriengestaltung (Eignungs- und Zuschlagskriterien)
• Vergabedesign
  • Termin- und Fristenplanung
  • Bedeutung von Struktur und Inhalte der Vergabeunterlagen (u.a. Compliance / Transparenz, Attraktivität für Bieter)
  • Struktur der Vergabeunterlagen
  • Konsistenz der Vergabeunterlagen
  • Auftragsbekanntmachungen
  • Dokumentation
  • eVergabe
  • Management Bewerbungs- und Angebotsphasen, insbesondere Bewerber- und Bieterfragen, Strategien bei Rügen
  • Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
  • Nachforderung
  • Aufklärung
  • Verhandlungsführung und -strategien
  • Präsentationen und Teststellungen der Bieter
  • Informations- und Absagestrategien

Das Seminar richtet sich an alle, die mit der Organisation und Durchführung von Vergabeverfahren beschäftigt sind. Ob im Einkauf, einer Vergabestelle oder in einer an der Beschaffung beteiligten Fachabteilung tätig, können gewinnbringende Erkenntnisse für die tägliche Praxis gewonnen werden. Für Personen in Leitungs- und Führungsverantwortung dürfte das Seminar von besonderem Wert sein.