Bürokaufleute, Assistenzen, Sekretäre und Verwaltungsmitarbeitende - die Office-Welt ist im digitalen Wandel, weshalb sich gerade für diese Berufsgruppe neue Chancen auftun. Die strategische Unterstützung von Teams, Führungskräften und Projekten spielt mehr denn je eine wichtige Rolle, weshalb die eigene Funktion bestimmte Fähigkeiten und neue Kompetenzen erfordert, der digitalen Welt erfolgreich zu begegnen. Lernen Sie in diesem Seminar die Möglichkeiten kennen, digitale Werkzeuge effizient einzusetzen, Tätigkeiten zeitsparend zu automatisieren sowie innovative Plattformen oder Applikationen zu verwenden, um sich zu vernetzen, agil zu assistieren und kollaborativ zu arbeiten. Mit diesem Wissen erleichtern Sie sich und Ihrem Team die tägliche Arbeit, bauen Ihre digitalen Fähigkeiten aus und begegnen souverän und kompetent den spannenden Herausforderungen im virtuellen Umfeld.
Voraussetzungen
PC mit Internetzugang, Mikrofon und Kamera
Methoden
Wir arbeiten in unseren Online-Sessions mit AdobeConnect. Die Teilnehmer werden in diese Sessions eingeladen und benötigen folgende technische Voraussetzung:Idealerweise PC/Laptop, Headset mit Mikrofon (Kamera) und Internetanschluss.Bei IT-Webinaren empfiehlt sich ein zweiter Bildschirm, um auf dem einen das Webinar zu verfolgen und auf dem anderen die Übungen mit zu machen.
Schwerpunkte
1. Session - Einführung Office 4.0 und digitaler ArbeitsplatzIn diesem Modul geht es um die Einführung in die Digitalisierung der Assistenz-Welt und Änderungen der Tätigkeiten im Vergleich zu „früher“. Wir klären Fachbegriffe, erörtern neue Informationswege und setzen uns mit der digitalen Projektumsetzung auseinander. Wir stellen gemeinsam Werkzeuge zusammen, die uns bereits im Alltag begegneten oder uns zu Ohren gekommen sind, z. B. MS Office-Tools, Trello, Online-Meeting-Räume, Umfragen-Apps, Whiteboards, Jira, Wunderliste, etc.
2. Session - Informationsaustausch und Dokumentverwaltung Struktur und Kommunikation im digitalen Büro
In diesem Modul erörtern wir die neuen Kommunikationswege und analysieren, welche Tools dabei unterstützen (E-Mail, Telko, Webmeeting, Messenger, z. B. Outlook, Lotus Notes, Skype, Zoom, Teams, Yammer, Slack, Twist, etc.). Die Trainerin zeigt, wie man sich über SocialMedia Netzwerke aufbauen kann, um damit sichtbar zu werden. Das muss nicht zwangsläufig externes Netzwerken über XING und Co sein, sondern kann auch über die Vorstellung oder Positionierung auf internen Seiten (Mitarbeiterprofil, z. B. Delve) eine Möglichkeit bieten, für Projekte vorgeschlagen zu werden oder neue Aufgaben übernehmen zu können und damit die eigene Karriere zu pushen. Auch lassen sich virtuell Unternehmensneuigkeiten austauschen und die Beziehungen im Team festigen. Wir kombinieren einige Kommunikations-Methoden zu bestimmten Workflows:Bsp. 1: Von der Planung von Terminen oder Vorgängen, über die Information und Kommunikation dazwischen, den Austausch über den Stand der Dinge, bis hin zur Veröffentlichung der Ergebnisse.Bsp. 2: Ankündigung einer Prozessänderung mit Einfluss auf die Dokumentverwaltung.
Dies nutzen wir als Überleitung zum Dokumentenmanagement und klären, wie sichergestellt ist, dass Dokumente zur kollaborativen Nutzung bereitgestellt werden. Was kann getan werden, um die Zusammenführung von Duplikaten und Versionen zu verhindern? Wie ist gewährleistet, dass alle Dokumente zu einem Vorgang an einem Ort verfügbar sind? Welche Optionen bestehen eine revisionssichere Ablage sowie eine Archivierung nach Abschluss zu realisieren?
Projekte, Aufgaben und Vorgänge professionell managen
In diesem Modul geht es primär um Selbst- bzw. Teamorganisation und Zeitplanung. Nachverfolgung und virtuelle ToDo-Listen sollen dabei unterstützen. Angesprochen und gezeigt werden unter anderem: Priorisierung, Nachverfolgung, Autokorrekturen, Mail-Vorlagen, Quicksteps, Meeting-Vorlagen, festgelegte Workflows für bestimmte Vorgänge, Tagging, um Themen zu spezifizieren und Inhalte dazu schneller finden zu können, Ordner-Strukturen und Dummys mit bestimmten Bezeichnern für eine klare Zusammenarbeit festlegen (Querverweis auf Cloudsysteme, z. B. SharePoint).
4. Session - Meetings leicht gemacht Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung
In diesem Modul sollen Meeting-Tools, z. B. OneNote, Greenshot, Whiteboard oder Doodle vorgestellt werden. Wir besprechen, was im Vorfeld zu organisieren ist (virtueller Besprechungsraum, TN-Liste, Agenda, Redner-Liste und ggf. Präsentation, Einrichtung von Gruppenräumen, Umfragen oder Quizze, Dokumente, die für die Durchführung notwendig sind, etc.). Dazu gehört selbstverständlich auch die Termine zu planen, Einladungen zu versenden und nachzuhalten, wer zu- oder abgesagt oder noch keine Rückmeldung gegeben hat.
Weiterhin erläutert die Trainerin, wie virtuelle Meetings unterstützt werden können (Warteraum managen, Fragen im Chat sammeln, Hilfe bei der Moderation, Meeting-Notizen anlegen, ggf. Aufzeichnung der Session starten/pausieren oder Screenshots anlegen).
5. Session - Digitales Projektmanagement Projektplanung, Zuweisung und Nachverfolgung
Abschließend sollen agile Methoden für die digitale Projektplanung und -umsetzung besprochen werden. Dabei schauen wir uns MindMap-Apps, Visualisierungs-Tools für Projektaufgaben und Meilensteine sowie Kanban-Boards an, um Aufgaben, Probleme und Status prüfen zu können.
Am Schluss fassen wir das Gelernte zusammen und klären offene Fragen.
Das Training ist konzipiert und wird durchgeführt von Indra Kohl
Dauer
5 Vormittage (jeweils 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr)
Ab 2024:
2 Tage
09:00-16:00 Uhr
Bürokaufleute, Assistenzen, Sekretäre und Verwaltungsmitarbeitende - die Office-Welt ist im digitalen Wandel, weshalb sich gerade für diese Berufsgruppe neue Chancen auftun. Die strategische Unterst ...
Mehr Informationen >>In diesem Seminar zeigen wir Ihnen, welche Tools Ihre Arbeit erleichtern, unterstützen Sie dabei Ihre digitalen Fähigkeiten auszubauen und so Ihrem Chef und dem Team kompetent zur Seite zu stehen. Mit diesem Wissen werden Sie zum Vorbild in Ihrem Team und werden im Rahmen der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen einen Schritt voraus sein. Somit können Sie den neuen und spannenden Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, souverän begegnen.
In diesem Seminar zeigen wir Ihnen, welche Tools Ihre Arbeit erleichtern, unterstützen Sie dabei Ihre digitalen Fähigkeiten auszubauen und so Ihrem Chef und dem Team kompetent zur Seite zu stehen. M ...
Mehr Informationen >>Datum | Dauer | Preis | ||
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Online, DE | ||||
12.09.2024 - 13.09.2024 | 20 h | Mehr Informationen > | Jetzt buchen › |
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12.09.2024 - 13.09.2024 | 20 h | Mehr Informationen > | Jetzt buchen › |