Digitale Akte: Revisionssichere Speicherung von Dokumenten

Rechtliche und technische Anforderungen zur Digitalisierung, ersetzendes Scannen, Dokumentenmanagement, elektronische Rechnungen, Datenschutz, Aufbewahrungspflichten, Beweisrecht sowie elektronische Akte gehören zu den Inhalten dieses Seminars.

1. Teil: Rechtliche Voraussetzungen

Überblick IT-Compliance

• Haftungsrecht

• Inhaltliche Richtigkeit von Daten

• Ausschluss der Speicherung gesetzwidriger Inhalte

• Minderjährigenschutz

• Archivierungspflichten

• Geheimnisschutz

Beweisrecht

• Regelungen zur Beweislast

• Schadensfälle wegen Beweisfälligkeit

• Beweiskraft von gescannten Dokumenten, E-Mails, Papierdokumenten, digital signierten Dokumenten, elektronisch archivierten Dokumenten, elektronisch archivierten Dokumenten mit Indizierung sowie von elektronisch archivierten Dokumenten mit Signatur und Indizierung

Datenschutzrecht

• Einschränkungen der Einsichtnahme in fremde E-Mails

• Staatliche Befugnisse contra Datenschutz

• Arbeitnehmerdatenschutz

Sanktionen bei Missachtung

Verpflichtung zu Risikomanagement

• Verpflichtete Anforderungen an Steuerunterlagen, E-Mails und an Beweiserbringung im Streitfall

Anforderungen an Buchhaltungssysteme durch GoBD (2020)

Zugriffsrechte des Staates nach AO/GoBD (2020)

• Zugriffsmöglichkeiten

• Erweiterung der Sanktionen

Unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierung und Archivierung

• Ursprünglich/Empfangene digitale Unterlagen

• Digitalisierung empfangener papiergebundener Unterlagen

• Indizierung

• Bildliche/inhaltliche Übereinstimmung

• Datenschutz bei versandten/empfangenen E-Mails

• Fernmeldegeheimnis

• Private Nutzung von Internet, E-Mail

Pflicht zur Vorratsdatenspeicherung

• Organisationspflichten beim Betrieb von E-Mailservern

• Möglichkeiten beschränkter Speicherpflicht

• Speicherpflichten bei Voice over IP und Unified Messaging (Communication Server)

2. Teil: Praktische Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes

Einführung elektronische Akte

Erstellung von Verfahrensbeschreibungen und Dienstanweisungen

• Verfahrensdokumentation Scannen und revisionssichere Speicherung

• Regelung der IT-Nutzung

• IT-Sicherheitsrichtlinien erforderlich

Organisatorische Vorbereitung eines Digitalisierungsprojektes

Erstellung von Auswahlkriterien für Software

• Anbindung der Dokumentenlösung an die verschiedenen Systeme

• Schnittstellenprüfung

• Umfang der erfassten/archivierten Daten

• Auswahl der Archivierungstechnik (Postfach/Journaling)

Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung

• Beschränkung der Überwachungsfunktionen

• Erstellung von Prozessen zur Kontrolle der Überwachung durch Betriebsrat

• Einschränkung der Nutzung der Überwachungsdaten

Umgang mit riesigen Datenmengen

• juristische und technische Mittel zur Reduzierung aufbewahrungspflichtiger Daten

• Single Instance Store

• Hash-Indizierung von Inhalten

Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten ohne Verlust an Beweismitteln

• Verfahrensdokumentation beim Einscannen von Unterlagen

• Aufbewahrungspflicht von Urkunden

Outsourcing von Archivierungsaufgaben

Archivierung von verschlüsselten Inhalten

• Archivierung von Schlüsseln, entschlüsselten Dokumenten

Revisionssicherheit von Archivierungsinhalten

• Umwandlung in Langzeitarchivierungsformat

• Nachsignaturen

• Zugriffsschutz für archivierte Inhalte

• Schlüsselverwaltung

• Freigabe einzelner Inhalte

Nachweis ordentlicher elektronischer Archivierung

• Erstellung von Prozessdokumentationen

Umgang mit Finanzbehörden

• Zusammenarbeit mit Steuerberater/Finanzamt

• Regionale Unterschiede

• verbindliche Auskunft zu Verfahrensfragen

Lernziele

• wer zur Einführung der elektronischen Akte verpflichtet ist,

• wer zum ersetzenden Scannen verpflichtet ist,

• welche Beweisregeln für eingescannte Dokumente und originär elektronische Dokumente gelten,

• wie Dokumente revisionssicher gespeichert werden können,

• wie die Revisionssicherheit langfristig durch kryptographische Methoden gesichert werden kann (z.B. Technische Richtlinie des BSI TR-ESOR),

• was die Finanzverwaltung seit der Aktualisierung der GoBD zum 1.1.2020 im Bereich Revisionssicherheit verlangt,

• wie Dokumente beweissicher elektronisch Geschäftspartnern zugestellt werden können (elektronische Einschreiben),

• welche Daten nach gesetzlichen Vorgaben und aus eigenem Interesse gespeichert werden müssen,

• welche Haftungsrisiken in zivil- und strafrechtlicher Hinsicht bei Missachtung der Vorschriften drohen,

• welche Zugriffs- und Überwachungsmöglichkeiten staatlichen Stellen zustehen,

• wie lange die Aufbewahrungsfristen für einzelne Datenkategorien sind,

• wie die Rechtslage in anderen EU-Ländern, in der Schweiz und den USA dazu aussieht,

• in welchen Formaten Daten zu archivieren sind,

• wie mit verschlüsselten Daten umzugehen ist,

• wie ein Digitalisierungsprojekt aufgebaut werden sollte,

• welche organisatorischen Voraussetzungen vor dem Beginn eines Digitalisierungsprojektes vorliegen sollten,

• welche Aspekte bei der Evaluierung von Produkten berücksichtigt werden müssen und

• welche Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten geschaffen werden müssen.

Zielgruppen

• Betreiber

• Administratoren

• Projektleiter

• Rechenzentrumsleiter

• Entscheider

• Führungskräfte

Das Seminar richtet sich an Mitglieder der Geschäftsleitung, IT-Verantwortliche, kaufmännische Leiter, Leiter von Rechnungswesen und Controlling und Systemadministratoren, die sich über elektronische Aktenführung, ersetzendes Scannen und elektronische Aufbewahrung von Dokumenten und E-Mails ohne Beweiskraftverlust informieren möchten.