Die Verfahrensdokumentation im Rechnungswesen

Seminarinhalt 

In dem Seminar erfahren Sie kurz und prägnant alle wichtigen rechtlichen Grundlagen zum Thema Verfahrensdokumentation.

    1 Einleitung und historische Entwicklung 1.1 Historie   2. Rechtliche Vorgaben – Begriff, Sinn und Zweck2.1 Begriff Verfahrensdokumentation2.2 Sinn und Zweck einer Verfahrensdokumentation 3. Folgen des Fehlens einer Verfahrensdokumentation – Schätzung?3.1 Allgemeine Anforderungen an die Verfahrensdokumentation3.2 Schätzungsbefugnis bei Fehlen oder Unvollständigkeit 4. Prüfung der Finanzverwaltung – aktuell 5. Umfang und Struktur einer Verfahrensdokumentation5.1 Umfang einer Verfahrensdokumentation5.2 Struktur einer Verfahrensdokumentation5.2.1 Allgemeine Beschreibung5.2.2 Anwenderdokumentation5.2.3 Technische Systemdokumentation5.2.4 Betriebsdokumentation5.3 Modularer Aufbau einer Verfahrensdokumentation 6. Verfahrensdokumentation im Bereich E-Rechnungen6.1 Beispiel einer Verfahrensdokumentation – elektronischer Rechnungseingang6.2 Beispiel einer Verfahrensdokumentation – elektronischer Rechnungsausgang 7. Praxistipps7.1 Mitgeltende Unterlagen – Anlagen zur Verfahrensdokumentation7.2 Richtigkeit der Verfahrensdokumentation7.3 Muster für Verfahrensdokumentationen   Die typischen Fragen wie

• Muss der gesamte Geschäftsprozess vom Geschäftsvorfall bis zum Buchungssatz dokumentiert werden?

 

• Kann der/die Prüfer:in die Vorlage einer Verfahrensdokumentation aufgrund der GoBD verlangen (rechtliche Grundlagen)?

 

• Werden zusätzliche Dokumentationserfordernisse für nicht digitale Vorgänge aufgestellt?

 

• Definition / Aufzählung von Vor- und Nebensystemen.

 

• Welche Schätzungsbefugnisse hat der/die Prüfer:in bei Fehlen oder Unvollständigkeit?

 

• Wie setzt die Finanzverwaltung aktuell die Vorgaben der GoBD um?

 

• Als Arbeitshilfe erhalten Sie abschließend ein Muster einer Verfahrensdokumentation für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungseingang- und ausgang, sowie diverse Praxistipps.

 

• Gerade mit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland ab dem Jahr 2025 sollten alle Unternehmer direkt zu Beginn von innerbetrieblichen Umstellungen die Prozesse daher einmalig dokumentieren.

 

Als die GoBD im Jahr 2014 veröffentlicht wurden, war es vor allem die Randziffer 151, die in den Unternehmen und Kanzleien für große Unruhe sorgte.

Die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation klang zunächst nach zusätzlichem Formalismus – vielen erschien sie als rein formale Pflicht ohne echten Nutzen.

Heute, mehr als zehn Jahre später, zeigt sich ein ganz anderes Bild:

Die Digitalisierung hat die Arbeitsweise in den Unternehmen stark verändert.

Rechnungen, Kassenbelege oder Reisekosten werden längst nicht mehr nur auf Papier geführt, sondern entstehen in Vor- und Nebensystemen – von der Warenwirtschaft bis hin zu Reisekosten-Apps.

Diese Daten fließen in die Buchführung ein und sind für die Finanzverwaltung steuerlich relevant.

Damit hat sich auch der Schwerpunkt der Betriebsprüfung verschoben:

Prüfer:innen kontrollieren nicht mehr allein die klassische Buchführung, sondern legen besonderes Augenmerk auf die Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der digitalen Daten in den vorgelagerten Systemen.

Genau hier setzt die Verfahrensdokumentation an:

Sie beschreibt klar und nachvollziehbar, wie digitale Daten entstehen, geprüft, verarbeitet und archiviert werden.

Damit ist sie heute nicht mehr nur eine lästige Pflicht, sondern vor allem ein wichtiges Instrument zur Rechtssicherheit und – bei guter Umsetzung – auch ein Beitrag zur Prozessklarheit und Effizienz im Unternehmen.

Die entscheidende Frage lautet daher:

Wie gelingt es, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die GoBD-konform, aber zugleich praxisnah, schlank und für alle Beteiligten verständlich ist?