Personalprozesse datenschutzkonform organisieren - Seminar / Kurs von DATAKONTEXT GmbH

Datenschutz hat in der Personalarbeit eine besondere Bedeutung, denn hier werden in vielfältigen Zusammenhängen und Prozessen Daten der Beschäftigten erhoben, verarbeitet und genutzt.

Daher gehören einerseits gute Kenntnisse des Datenschutzes zum Basiswissen derjenigen, die mit Beschäftigtendaten umgehen, insbesondere bei Personalmitarbeitern. Andererseits müssen die betrieblichen Datenschutzbeauftragten gute Kenntnisse über die Personalarbeit sowie die vielschichtigen Personalprozesse erwerben, um den im Unternehmen praktizierten Umgang mit Personaldaten beurteilen zu können.

Die Ausprägung und die Anzahl der Personalprozesse sind abhängig von Größe, Struktur und Organisation des jeweiligen Unternehmens. Im Rahmen der Veranstaltung soll erarbeitet werden, wo und wie Personalprozesse identifiziert werden können. Im nächsten Schritt werden die für die datenschutzrechtliche Bewertung und Gestaltung relevanten Parameter identifiziert. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die vielfältigen Formen des Outsourcings.

Anhand von ausgewählten Personalprozessen wird das Vorgehen erläutert und diskutiert.

Auch werden die Auswirkungen der DS-GVO auf die Personalarbeit intensiv behandelt.

Personalprozesse im Überblick

• Dimensionen der Personalarbeit und Einflussfaktoren
• Gesamt-Prozessmodel Personal ("Landkarte der Personalprozesse")
• Teilprozesse und Aufgaben - Bezug zum Datenschutz
• Klassifizierung von Personalprozessen
• Beschäftigtendaten in Personalprozessen
• Personalaktendaten

Datenschutzrelevante Dimensionen in Personalprozessen

• Rechtliche Aspekte, z.B. Zulässigkeit, Angemessenheit, Mitbestimmung/Betriebsvereinbarungen, Transparenzpflichten
• Technische und organisatorische Rahmenbedingungen z.B. Anwendungen, Infrastruktur
• Meldepflichten bei Datenverlusten

Besonderheiten bei der Auslagerung von Personalprozessen an Dritte (Outsourcing)

• Auftragsdatenverarbeitung (Definition und Konsequenzen)
• Datenverarbeitung im Konzern
• Internationaler Datentransfer
• Technische und organisatorische Maßnahmen der Datensicherheit

Auswirkungen der Datenschutz-Grundverordnung

• Anwendungsbereich und Zweckbindung
• Rechte der Beschäftigten
• Datenschutz-Folgenabschätzung und Risikoanalyse bei neuen Verfahren
• Erweiterte Dokumentationspflichten
• Geänderte Bedingungen bei Outsourcing
• Neuer Beschäftigtendatenschutz
• Mögliche Sanktionen

Vorgehen bei der Datenschutzuntersuchung von Personalprozessen

• Beispielhafte Prozesse, wie Personalplanung, Recruiting-/Bewerbungsprozess, Entgeltabrechnung, Mitarbeiterbeurteilung,Reisekostenabrechnung u.a.

Verfahrensdokumentation

• Verzeichnis von  Verarbeitungstätigkeiten
• Verträge mit Dienstleistern
• Nachweismöglichkeiten bei Personalprozesse

Netto-Unterrichtsstunden: 5,5 h

Vortragsmethode: Vortrag, Prozessanleitungen, Best Practice, Teilnehmerfragen und -austausch

Am Ende der Veranstaltung wird eine Teilnahmebescheinigung ausgeteilt.

Fortbildungsveranstaltung gem. Art. 38 Abs. 2 DS-GVO/§§ 5, 6, 38 BDSG

Das Seminar vermittelt einen Überblick über die vielschichtigen Prozesse im Bereich der Personalarbeit. Sie erhalten eine Anleitung, wie Sie die Personalprozesse in Ihrem Unternehmen effizient analysieren und datenschutzgerecht gestalten können.