- 1. Grundlagen und Marktanalyse von CAFM
- Definition und Abgrenzung: Einordnung von CAFM im Vergleich zu ERP-Systemen und klassischer Instandhaltungssoftware.
- GEFMA-Richtlinien: Bedeutung der Branchenstandards für die Zertifizierung und Vergleichbarkeit von Systemen.
- Systemarchitektur: Überblick über On-Premise-Lösungen versus Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS) Modelle.
- 2. Stammdatenmanagement und Datenaufnahme
- Objektstrukturierung: Aufbau einer logischen Hierarchie von der Liegenschaft über das Gebäude bis zum Bauteil oder Gerät.
- Methoden der Datenerfassung: Strategien zur Ersterfassung, Flächenmanagement nach DIN 277 und Integration von CAD-Plänen.
- Datenpflege als Prozess: Etablierung von Verantwortlichkeiten zur dauerhaften Sicherung einer hohen Datenqualität.
- 3. Instandhaltungsmanagement und Flächenoptimierung
- Strategien der Wartung: Abbildung von reaktiver, präventiver und zustandsorientierter Instandhaltung im System.
- Flächen- und Belegungsplanung: Visualisierung von Raumauslastungen und Optimierung von Umzugsmanagement-Prozessen.
- Inventarmanagement: Digitale Verwaltung von Mobiliar und technischer Ausstattung inklusive Barcode- oder RFID-Anbindung.
- 4. Rechtssicherheit und Betreiberverantwortung
- Prüfpflichten-Katalog: Automatisierte Terminierung und Überwachung gesetzlich vorgeschriebener Prüfungen (z. B. Brandschutz, Aufzüge).
- Dokumentationspflicht: Revisionssichere Archivierung von Prüfprotokollen und Nachweisen zur Haftungsminimierung der Geschäftsführung.
- Gefährdungsbeurteilungen: Integration von Arbeitsschutzmaßnahmen und Gefährdungsanalysen direkt im Objektstamm.
- 5. Kaufmännisches Gebäudemanagement
- Nebenkostenabrechnung: Verknüpfung von Verbrauchsdaten und Mietverträgen zur automatisierten Abrechnungserstellung.
- Budgetierung und Controlling: Überwachung von Instandhaltungsbudgets und Analyse der Lebenszykluskosten pro Objekt.
- Vertragsmanagement: Verwaltung von Dienstleistungsverträgen, Gewährleistungsfristen und Service Level Agreements (SLAs).
- 6. Schnittstellen und Systemintegration
- ERP-Anbindung: Datenaustausch mit Finanzbuchhaltungssystemen (z. B. SAP, Datev) zur Vermeidung von Doppelerfassungen.
- Gebäudeautomation (GLT): Kopplung von CAFM mit Sensordaten für bedarfsorientierte Reinigung oder Wartung.
- BIM-to-FM: Übernahme von Daten aus dem digitalen Planungsmodell direkt in den operativen Betrieb des CAFM-Systems.
- 7. Mobile Anwendungen und User Experience
- Mobile Datenerfassung: Nutzung von Tablets und Smartphones für Techniker vor Ort (Mängelmeldungen, Zählerstände).
- Self-Service-Portale: Möglichkeiten für Mieter oder Nutzer, Störungsmeldungen direkt im System zu platzieren.
- Dashboard-Design: Erstellung individueller Cockpits für unterschiedliche Nutzerrollen (Management vs. Technik).
- 8. Die Praxis-Werkstatt: Der System-Implementation-Check
- Anforderungsanalyse: Erstellung eines individuellen Kriterienkatalogs für die Auswahl eines passenden CAFM-Anbieters.
- Prozess-Mapping: Modellierung eines Kernprozesses (z. B. Störungsmeldung) von der Erfassung bis zur Abrechnung im neuen System.
- Einführungsstrategie: Entwicklung eines Phasenplans für das Roll-out, inklusive Schulungskonzept und Change-Management.
LernzieleDie Teilnehmenden erwerben fundierte Kenntnisse über die Auswahl, Einführung und den Betrieb von CAFM-Systemen. Ziel ist es, Facility-Management-Prozesse digital abzubilden, die Datenqualität zu erhöhen und die Wirtschaftlichkeit im Gebäudebetrieb durch automatisierte Abläufe messbar zu steigern.
Zielgruppen- Facility Manager und technische Leiter: Verantwortliche, die operative Abläufe digitalisieren und die Instandhaltung effizienter steuern wollen.
- Immobilienverwalter und Asset Manager: Fachkräfte, die eine lückenlose Dokumentation und transparente Kostenkontrolle für ihre Portfolios benötigen.
- IT-Projektleiter und Digitalbeauftragte: Personen, die für die Auswahl und Implementierung von Softwarelösungen im Immobilienkontext zuständig sind.
- Sicherheitsbeauftragte: Verantwortliche für die Einhaltung und Dokumentation gesetzlicher Prüffristen und der Betreiberverantwortung.
- Öffentliche Bauverwaltung: Akteure, die große Lieenschaften nach einheitlichen Standards und Richtlinien (z. B. GEFMA) verwalten müssen.
