Purchase to Pay: So optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess

Von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungszahlung – ein effizienter Purchase-to-Pay-Prozess spart Zeit, senkt Kosten und schafft Transparenz. Viele Unternehmen kämpfen jedoch mit fragmentierten Abläufen, manuellen Eingaben und fehlender Übersicht. Die Folge: verzögerte Zahlungen, Rabattverluste und unzufriedene Lieferanten. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Ihren Beschaffungsprozess von der Anfrage bis zur Bezahlung optimieren, welche Technologien und Automatisierungen dabei helfen und wie Semigator Enterprise speziell den Einkauf von Weiterbildungen revolutioniert.

Was ist Purchase to Pay?

Purchase to Pay (P2P) integriert alle Prozessschritte der betrieblichen Beschaffung in einem durchgängigen Workflow. Dieser umfassende Ansatz verbindet sämtliche Aktivitäten und Abteilungen – von der initialen Bedarfserkennung über den Einkauf bis hin zur Rechnungsbearbeitung und finalen Zahlung.

m Gegensatz zu klassischen Beschaffungsabläufen, die oft in isolierten Funktionsbereichen stattfinden, schafft P2P eine abteilungsübergreifende Prozesskette. Diese End-to-End-Betrachtung eliminiert Schnittstellenprobleme und optimiert den gesamten Wertstrom im Unternehmen.

In der Fachsprache begegnen Ihnen verschiedene Bezeichnungen für diesen Prozess:

• Procure to Pay (ebenfalls P2P)
• Procurement to Pay
• Purchase to Payment
• Order to Cash (aus Lieferantensicht)

Ein moderner P2P-Ansatz verknüpft alle beteiligten Systeme und Abteilungen miteinander. Diese Verzahnung reduziert Medienbrüche, beschleunigt Freigabeprozesse und erhöht die Datenqualität im gesamten Beschaffungszyklus.

Diese Abteilungen sind Bestandteil des P2P-Prozesses

Ein effektiver Purchase-to-Pay-Prozess erfordert die Zusammenarbeit und reibungslose Kommunikation verschiedener Unternehmensbereiche. Jede Abteilung übernimmt spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Fachabteilungen initiieren den Prozess durch Bedarfsmeldungen. Sie definieren Anforderungen und bewerten später die Qualität der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
• Der Einkauf (Procurement) übernimmt die strategische Steuerung. Das Team verhandelt mit Lieferanten, optimiert Konditionen und erstellt die formellen Bestellungen.
• Die Wareneingangskontrolle prüft und dokumentiert eingehende Lieferungen und gleicht sie mit den Bestellinformationen ab.
• Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet eingehende Rechnungen, führt den Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen durch und veranlasst die Zahlung.
• Die Finanzbuchhaltung verantwortet schließlich die korrekte Verbuchung und Zahlungsabwicklung.
• Das Controlling überwacht den gesamten Prozess, analysiert Kennzahlen und identifiziert Optimierungspotenziale.

Die 7 zentralen Schritte im P2P-Prozess

Der Procure-to-Pay-Prozess gliedert sich in sieben Kernphasen, die aufeinander aufbauen und von verschiedenen Abteilungen verantwortet werden:

‍1. Bedarfsermittlung und -meldung
‍Ein:e Mitarbeiter:in identifiziert einen Bedarf und erstellt eine formelle Anfrage. Diese spezifiziert die benötigten Waren oder Dienstleistungen mit Menge, Qualität und gewünschtem Liefertermin.

‍2. Bedarfsprüfung und Freigabe
‍Vorgesetzte oder die Einkaufsabteilung prüfen die Anfrage auf Notwendigkeit, Budget und strategische Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen. Erst nach dieser Freigabe geht der Prozess weiter.

‍3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich
‍Das Procurement-Team identifiziert geeignete Lieferanten, holt Angebote ein und vergleicht diese nach definierten Kriterien wie Preis, Qualität und Lieferkonditionen.

‍4. Bestellung und Auftragsbestätigung
‍Nach der Entscheidung für einen Anbieter erstellt der Einkauf eine formelle Bestellung mit eindeutiger Bestellnummer. Der Lieferant bestätigt diese mit Liefertermin und finalen Konditionen.

5. Wareneingang und Qualitätsprüfung
‍Bei Lieferung prüft die Wareneingangskontrolle die gelieferte Ware auf Vollständigkeit und Qualität. Das System dokumentiert den Wareneingang mit Bezug zur ursprünglichen Bestellung.

‍6. Rechnungsprüfung und -freigabe
‍Die Kreditorenbuchhaltung gleicht die Rechnung mit Bestellung und Wareneingangsbeleg ab (3-Wege-Abgleich). Bei Übereinstimmung erfolgt die Freigabe zur Zahlung.

‍7. Zahlungsabwicklung
‍Den Abschluss bildet die termingerechte Bezahlung an den Lieferanten unter Berücksichtigung vereinbarter Zahlungsziele und möglicher Skonti.

In einem gut organisierten P2P-Prozess greifen diese sieben Schritte nahtlos ineinander. Besonders wichtig ist dabei die konsequente Dokumentation: Jede Phase erzeugt Belege, die als Grundlage für die nächsten Prozessschritte dienen. So entsteht eine lückenlose Dokumentationskette.

Vorteile & Herausforderungen eines optimierten P2P-Prozesses

Ein durchdachter Purchase-to-Pay-Prozess bietet Unternehmen handfeste wirtschaftliche Vorteile, stellt jedoch auch Anforderungen an die Implementierung.

Diese Vorteile sichern Sie sich

Kostenreduktion
‍Durch Bündelung von Einkaufsvolumen, die Vermeidung von Doppelbestellungen und die konsequente Nutzung von Skonti senken Sie spürbar die direkten und indirekten Beschaffungskosten.

‍Zeitersparnis
‍Standardisierte Abläufe und automatisierte Freigabeprozesse verkürzen die Durchlaufzeiten erheblich – von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung.

‍Verbesserte Lieferantenbeziehungen
‍Pünktliche Zahlungen und eine transparente Kommunikation stärken Ihr Verhältnis zu strategischen Lieferanten und schaffen die Basis für vorteilhafte Konditionen.

‍Compliance-Sicherheit
‍Der dokumentierte Prozess gewährleistet die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorgaben. So minimieren Sie Risiken bei Audits und Prüfungen.

‍Bessere Liquiditätsplanung
‍Der vollständige Überblick über alle offenen Bestellungen und Verbindlichkeiten ermöglicht präzisere Cashflow-Prognosen und optimiert Ihr Working Capital (Betriebskapital).

‍Strategische Entscheidungsgrundlage
‍Umfassende Daten zu Beschaffungsvolumen, Lieferanten-Performance und Prozesseffizienz unterstützen faktenbasierte Managemententscheidungen.

Diese Herausforderungen erwarten Sie

Organisatorischer Wandel
‍Die Implementierung von Procurement to Pay erfordert abteilungsübergreifende Abstimmungen und manchmal die Überwindung eingefahrener Arbeitsweisen. Widerstände gegen Veränderungen sind keine Seltenheit.

‍Systemintegration
‍Die Verknüpfung bestehender IT-Systeme wie ERP, CRM und Finanzsoftware kann technisch anspruchsvoll sein und erfordert klare Schnittstellen-Definitionen.

‍Datenqualität
‍Erfolgreiche P2P-Prozesse benötigen konsistente Stammdaten. Die initiale Bereinigung und fortlaufende Pflege von Lieferanten-, Artikel- und Kontierungsdaten bindet Ressourcen.

‍Prozessdisziplin
‍Der größte Nutzen entsteht nur, wenn alle Beteiligten den definierten Prozess konsequent einhalten. Maverick Buying (Einkäufe außerhalb des Standardprozesses) untergräbt die Effizienz.

‍Initiale Investition
‍Die Einführung spezialisierter Software und notwendige Beratungsleistungen erfordern ein Budget, das sich jedoch durch die erzielten Einsparungen amortisiert.

‍Kompetenzaufbau
‍Mitarbeitende benötigen Schulungen und Zeit, um sich mit neuen Systemen und Prozessen vertraut zu machen. Diese Lernkurve sollten Sie bei der Planung berücksichtigen.

Trotz dieser Herausforderungen überwiegen die langfristigen Vorteile eines optimierten Purchase-to-Pay-Prozesses deutlich. Mit der richtigen Technologie und Implementierungsstrategie wird die Beschaffung in Ihrem Unternehmen zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil.

Digitalisierung im P2P-Prozess: Technologie als Effizienzmotor

Digitale Werkzeuge und Automatisierungen bilden das Rückgrat eines leistungsfähigen Purchase-to-Pay-Prozesses – sie sorgen für Transparenz, reduzieren manuelle Tätigkeiten und beschleunigen den gesamten Beschaffungszyklus.

Technologische Grundlagen für erfolgreiche P2P-Prozesse

ERP-Systeme sind das Fundament für einen integrierten Beschaffungsprozess. Sie verbinden Stammdaten, Bestellinformationen und Finanzdaten in einer zentralen Plattform. Spezialisierte E-Procurement-Lösungen erweitern diese Basis um beschaffungsspezifische Funktionen:

• elektronische Produktkataloge (wie ein Punch-Out Katalog) für standardisierte Bestellungen
• Workflow-Management für komplexe Freigabeprozesse
• Lieferantenportale zur direkten Kommunikation
• Vertragsmanagement mit Erinnerungsfunktionen

Diese digitalen Werkzeuge ermöglichen einen durchgängig elektronischen Prozess – von der ersten Bedarfsmeldung bis zur finalen Zahlung.

Automatisierung steigert Effizienz und reduziert Fehler

Der Automatisierungsgrad entscheidet maßgeblich über die Leistungsfähigkeit Ihres P2P-Prozesses. Diese Technologien sorgen für mehr Geschwindigkeit bei weniger Aufwand:

• Elektronischer Dokumentenaustausch: Digitale Bestellungen und Rechnungen (EDI, XML) eliminieren manuelle Dateneingaben und reduzieren Fehlerquellen.
• Intelligente Rechnungsverarbeitung: Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) extrahiert relevante Informationen aus eingescannten Dokumenten, während Prüfalgorithmen Unstimmigkeiten erkennen.
• Automatischer 3-Wege-Abgleich: Systeme vergleichen selbstständig die Bestellung, den Wareneingang und die Rechnung. Nur bei Abweichungen ist ein manueller Eingriff nötig.
• Regelbasierte Freigaben: Bei Standardbestellungen innerhalb definierter Limits entfällt die manuelle Genehmigung komplett.

Integration mit anderen Geschäftsprozessen schafft Mehrwert

Ein P2P-Prozess entfaltet sein volles Potenzial erst durch die Verzahnung mit anderen Unternehmensbereichen. Das sind wichtige Schnittstellen:

‍Supply Chain Management
‍Die nahtlose Integration sorgt für optimierte Bestände und eine termingerechte Materialversorgung. Sobald Lagerbestände kritische Werte erreichen, werden Bestellungen automatisch ausgelöst.

‍Finanzwesen
‍Die Verknüpfung mit Buchhaltung und Finanzverwaltung ermöglicht eine präzise Liquiditätsplanung und automatische Zahlungsabwicklung unter Berücksichtigung von Skonti.

‍Controlling
‍P2P-Systeme liefern wertvolle Daten für strategische Entscheidungen. Von Lieferantenanalysen bis hin zu Kostenentwicklungen – die Transparenz unterstützt ein faktenbasiertes Management.

Erfolgreiche Implementierung eines P2P-Prozesses

Die systematische Einführung eines Purchase-to-Pay-Prozesses maximiert den Nutzen und minimiert Risiken. Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer bestehenden Beschaffungsabläufe und identifizieren Sie Optimierungspotenziale.

Beziehen Sie frühzeitig alle betroffenen Abteilungen ein – vom Einkauf über die Fachabteilungen bis hin zur Buchhaltung. Ein schrittweises Vorgehen mit überschaubaren Pilotprojekten ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen, bevor Sie den Prozess auf weitere Unternehmensbereiche ausweiten.

Der Einkauf von Weiterbildungen stellt besondere Anforderungen an den Purchase-to-Pay-Prozess. Semigator Enterprise bietet hier eine spezialisierte Lösung, die den gesamten Beschaffungsprozess abbildet:

• Bedarfsmeldung: Wählen Sie aus über 60.000 Angeboten von mehr als 5.000 Weiterbildungsanbietern – mit detaillierten Informationen zu Inhalten und Terminen.
• Freigabe: Konfigurierbare Workflows automatisieren den Genehmigungsprozess - angepasst an Ihre Bedürfnisse und Unternehmensprozesse.
• Bestellung: Nach Freigabe erfolgt die Buchung direkt aus der Plattform, ohne weitere manuelle Eingriffe.
• Anbindung: Die Plattform verbindet sich nahtlos mit Ihren bestehenden HR- und Einkaufssystemen für einen durchgängigen Prozess.

Semigator Enterprise verbindet dabei die Anforderungen verschiedener Stakeholder:innen:

• Einkauf: volle Kostentransparenz, optimierte Prozesse und vereinfachtes Lieferantenmanagement durch die Zusammenarbeit mit nur einem Lieferanten (Semigator Enterprise)
• Personalentwicklung: umfassendes Schulungsangebot mit gesicherter Qualität und reduziertem Verwaltungsaufwand
• Mitarbeitende: einfache Suche nach passenden Weiterbildungen und transparente Freigabeprozesse
• Buchhaltung: Vereinfachte Rechnungsabwicklung (auf Wunsch auch im X-Invoice Format) durch die Zusammenarbeit mit nur einem Kreditor (Single-Creditor-Modell)

Transformieren Sie Ihren Beschaffungsprozess für Weiterbildungen mit Semigator Enterprise – für mehr Effizienz, Transparenz und strategischen Mehrwert.

Trends im Procure-to-Pay-Prozess

Vier zentrale Entwicklungen prägen die Zukunft des P2P-Prozesses:

‍Künstliche Intelligenz (KI)
‍KI übernimmt zunehmend komplexe Aufgaben im Beschaffungsprozess – von der automatischen Kategorisierung über Anomalieerkennung bis hin zur intelligenten Lieferantenauswahl.

‍Cloud-Technologie
‍Moderne P2P-Lösungen setzen auf eine Cloud-Infrastruktur für die schnellere Implementierung, einfachere Lieferantenintegration und kontinuierliche Funktionsupdates.

‍Datenbasierte Prozessoptimierung
‍Process-Mining-Technologien analysieren Prozessabläufe, identifizieren Engpässe und liefern fundierte Optimierungsansätze.

‍Nachhaltige Beschaffung
‍ESG-Kriterien (Environmental, Social and Governance) fließen verstärkt in Beschaffungsentscheidungen ein. P2P-Systeme integrieren zunehmend Nachhaltigkeitskennzahlen in Auswahl- und Bewertungsprozesse.

Unternehmen, die diese Trends aufgreifen, verschaffen sich Wettbewerbsvorteile durch effizientere Prozesse und bessere Entscheidungsgrundlagen für ihre Beschaffungsaktivitäten.