Reportingpflichten im HR- und Einkaufsbereich

Das Audit steht diese Woche an und die Nachweise für die Brandschutzunterweisung stecken irgendwo zwischen drei E-Mails und einer vergessenen Excel-Liste. Und wo war nochmal der Nachweis für die extern gebuchte Compliance-Schulung? Die steckt noch in einem PDF-Anhang vom Einkauf – der zur gleichen Zeit selbst ins Schwitzen kommt: Welcher Anbieter hat diese Schulung eigentlich durchgeführt, über welchen Kreditor lief die Rechnung, und entsprach die Vergabe überhaupt den internen Richtlinien?

Dieses Szenario ist kein Einzelfall. In Großunternehmen mit gewachsenen IT-Landschaften sind Weiterbildungsdaten oft so verstreut wie die Trainings selbst. Dabei wächst der Druck: Gesetzliche Anforderungen und interne Governance verlangen lückenlose Dokumentation und belastbare Auswertungen. Dieser Artikel zeigt, welche Kennzahlen sowohl für Personalentwickler:innen als auch Einkäufer:innen wirklich zählen und wie ein handfestes Reporting entsteht.

Regulatorischer Rahmen im Bildungscontrolling: Was 2026 gilt

Wer Weiterbildung in Großunternehmen verantwortet, bewegt sich in einem regulatorischen Umfeld, das in den vergangenen Jahren deutlich anspruchsvoller geworden ist und sich zudem kontinuierlich verändert. Die wichtigsten Eckpunkte im Überblick.

CSRD und ESRS: Weiterbildung wird Teil des Nachhaltigkeitsberichts

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verpflichtet große Unternehmen zu einer standardisierten Nachhaltigkeitsberichterstattung nach den European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Durch das EU-Omnibus-I-Paket, das seit März 2026 in Kraft ist, hat sich der Anwenderkreis deutlich verändert: Berichtspflichtig sind künftig nur noch Unternehmen, die sowohl mehr als 1.000 Mitarbeitende beschäftigen als auch einen Jahresumsatz von mehr als 450 Mio. Euro erzielen. Beide Kriterien müssen kumulativ erfüllt sein. In Deutschland steht das nationale Umsetzungsgesetz noch aus, wird aber im Laufe des Jahres 2026 erwartet.

Für Personalentwickler:innen direkt relevant bleibt ESRS S1: Der Standard verlangt Angaben zu Qualifizierungsmaßnahmen, Weiterbildungsquoten und der Frage, ob Entwicklungsangebote alle Beschäftigtengruppen gleichermaßen erreichen. Wer prüfen möchte, ob das eigene Unternehmen unter die neuen Schwellenwerte fällt, findet die konkreten Anforderungen an die Datenerhebung im nächsten Kapitel.

Gesetzliche Nachweispflichten: Ein Feld, das sich stetig weiter entwickelt

Unabhängig von der CSRD bestehen weitere gesetzliche Dokumentationspflichten für bestimmte Weiterbildungen, von Arbeitsschutz bis Compliance. Welche Schulungen konkret darunterfallen und wie sich das systematisch dokumentieren lässt, zeigt das nächste Kapitel. Eine Besonderheit dieses Feldes: Je nach Gesetzeslage können immer wieder neue Pflichtunterweisungen hinzukommen, wie zuletzt etwa im Bereich KI.  

Interne Goverance: Betriebsrat, Vorstand und Einkaufsprozesse

Neben externen Pflichten erzeugt auch die interne Governance erheblichen Reporting-Bedarf, sowohl für die Personalentwicklung als auch für den Einkauf. So berichten Personalentwickler:innen beispielsweise gegenüber Betriebsrat und Geschäftsführung, was die durchgeführten Qualifizierungsmaßnahmen bewirkt und gekostet haben. Einkäufer:innen müssen nachweisen, dass externe Weiterbildungsdienstleister regelkonform ausgewählt und abgerechnet wurden.  

Reportingpflichten für die Personalentwicklung

Das Jahresgespräch mit der Geschäftsführung steht an, das Weiterbildungsbudget soll verteidigt werden. Und die Personalentwicklungsleitung? Die hat alle relevanten Zahlen griffbereit: Kosten, Teilnahmequoten, Themenverteilung, Feedback. Intern wie extern gebuchte Maßnahmen, sauber dokumentiert, auf Knopfdruck abrufbar. Genau das ist das Ziel eines gut aufgestellten Bildungscontrollings. Doch wie lässt sich das umsetzen?

Gesetzliche Nachweispflichten: die Basis

Einige Weiterbildungen unterliegen einer gesetzlichen Dokumentationspflicht. Dazu gehören Arbeitssicherheitsunterweisungen nach DGUV-Vorschriften, Ersthelfer- und Brandschutzschulungen sowie branchenspezifische Pflichtschulungen etwa in Finanzdienstleistungen, Pharma oder Energie. Compliance- und Datenschutztrainings fallen ebenfalls darunter und auch KI-Schulungen stehen – neben vielen weiteren –auf der Liste. Sie alle müssen nicht nur stattfinden, sondern revisionssicher nachgewiesen werden. Denn ihre Dokumentation muss im Ernstfall Behörden und internen Prüfern standhalten. Die Herausforderung? Stetig können je nach Gesetzeslage neue Pflichtunterweisungen hinzukommen.  

Pflichtschulungen im Überblick:

• Arbeitsschutz
• Datenschutz
• Compliance
• Antidiskriminierung
• KI
• Umweltschutz

Aus der Praxis:

Bei Semigator entfielen im Jahr 2025 27,2 Prozent aller über Semigator Enterprise gebuchten Weiterbildungen auf Pflichtschulungen. Davon fielen allein 84,4 Prozent auf Schulungen zu „Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz“.  

Was CSRD für die Personalentwicklung konkret bedeutet

CSRD-pflichtige Unternehmen müssen künftig nach ESRS S1 berichten. Das schließt Angaben zu Qualifizierungsmaßnahmen, Weiterbildungsquoten und der Frage ein, ob Entwicklungsangebote alle Beschäftigtengruppen gleichermaßen erreichen. Wer heute schon systematisch erhebt, wer wie viele Stunden externe Weiterbildung erhält, aufgeschlüsselt nach Beschäftigungsart, Hierarchieebene oder Standort, ist für den ersten Berichtszyklus gut vorbereitet.

KPIs, die wirklich zählen

Ein aussagekräftiges Bildungscontrolling arbeitet auf zwei Ebenen: Input-KPIs und Outcome-KPIs:

Input-KPIs

‍Wo werden Schwerpunkte gesetzt?

• ‍Weiterbildungsbudget pro Kopf: Gesamtausgaben geteilt durch Mitarbeitendenanzahl
• ‍Trainingstage pro Mitarbeiter:in: Intern, extern, digital, aufgeschlüsselt nach Beschäftigtengruppe
• ‍Anteil externer Weiterbildungsmaßnahmen: Extern vs. Intern gebuchte/durchgeführte Weiterbildungen
• ‍Themenverteilung: Welche Kompetenzbereiche werden wie stark gefördert?

Outcome-KPIs

Was hat die Maßnahme bewirkt?

• ‍Lerntransfer in den Arbeitsalltag:  Hat basierend auf Selbsteinschätzung oder auch Führungskräfte-Feedback ein Transfer in den Arbeitsalltag stattgefunden?
• ‍Kompetenzlücken: Lassen sich nach einer Vorher-Nachher-Messung Kompetenzziele erkennen, die erreicht wurden?
• ‍Leistungsveränderung:  Lässt sich nach Durchführung der Weiterbildungen eine Leistungsveränderung erkennen?
• ‍Weiterbildungsquote je Gruppe: Erreichen die Weiterbildungsangebote alle Beschäftigtengruppen wie nach ESRS S1 vorgeschrieben?

Wer beides verknüpft, hat eine gute Argumentationsgrundlage für die nächste Budgetdiskussion.

Externe Weiterbildungen vollständig erfassen

Interne Weiterbildungen laufen in den meisten Unternehmen über ein Learning Management System (LMS) und sind dadurch bereits gut dokumentiert. Extern gebuchte Trainings laufen in vielen Unternehmen jedoch noch über dezentrale Prozesse. Meist sind es verschiedene Anbieter, die fachlich spezifische Themen anbieten. Sie werden über unterschiedliche Wege und oft nicht sichtbar gebucht. Eine zentrale Erfassung aller externen Maßnahmen, direkt angebunden ans LMS, schafft den 360°-Überblick, den ein belastbares Reporting braucht — und den die Geschäftsführung beim nächsten Jahresgespräch sehen will.

Reportingpflichten für den Einkauf

Der Fachbereich hat ein Training gefunden, dem Teamleiter gefällt es, die Buchung läuft direkt über die Abteilung, am Einkauf vorbei. Multipliziert man das über ein Großunternehmen mit hunderten Kostenstellen und dutzenden Standorten, entsteht ein Bild, das viele Einkäufer:innen schwitzen lässt: ein Weiterbildungsspend, der sich über unzählige Anbieter, Rechnungen und Prozesse verteilt, ohne dass eine Stelle den vollständigen Überblick hat. Ein strukturelles Reporting rückt in immer weitere Entfernung.  

Weiterbildung als Beschaffungsvorgang: Was das konkret bedeutet

Externe Weiterbildungsleistungen sind Einkaufsvorgänge und unterliegen damit denselben Anforderungen wie jede andere Beschaffung. Lieferantenauswahl, Preisvergleich, Freigabeworkflow, Rechnungsprüfung: All das sollte nachvollziehbar dokumentiert sein. Solange Mitarbeitende eigenständig bei beliebigen Anbietern buchen, landen Rechnungen von verschiedenen Kreditoren in der Kreditorenbuchhaltung – jede mit eigenen Zahlungsbedingungen und möglichen Fehlerquellen. Es kommt zu Maverick Buying und die tatsächlichen Ausgaben für Weiterbildung bleibe unsichtbar.  

Compliance im Weiterbildungseinkauf: die relevanten Anforderungen

Einkaufsabteilungen in Großunternehmen arbeiten mit internen Richtlinien, die Lieferantenauswahl, Vergabegrenzen und Freigabeprozesse regeln. Für den Weiterbildungseinkauf gilt das genauso, auch wenn die Praxis das häufig als Sonderfall behandelt. Hinzu kommen externe Anforderungen: CSRD-pflichtige Unternehmen müssen nach ESRS S1 auch über Ausgaben für Qualifizierungsmaßnahmen berichten. Wer die Ausgaben für die extern gebuchten Weiterbildungen nicht zentral erfasst, kann diese Anforderung nicht zuverlässig erfüllen. Wer zudem mit konzerninternen Compliance-Vorgaben oder öffentlichen Aufträgen arbeitet, braucht ohnehin eine lückenlose Dokumentation jedes Beschaffungsvorgangs.

KPIs, die Einkäufer:innen wirklich brauchen

Ein belastbares Einkaufs-Reporting für extern eingekaufte Weiterbildungen schafft Transparenz und Steuerungsfähigkeit. Relevante Kennzahlen sind beispielsweise:

• die Gesamtausgaben aufgeschlüsselt nach Kostenstelle,
• Fachbereich und Thema,
• die Anzahl aktiver Weiterbildungslieferanten
• sowie der Anteil der Buchungen, der über konforme Prozesse läuft.  

Wer diese Zahlen kennt, kann gezielt konsolidieren, Rahmenverträge verhandeln und Prozesskosten senken – und hat gleichzeitig die Grundlage für ein aussagekräftiges Reporting in der Hand.

Lieferantenprüfung: auch bei Weiterbildungsdienstleistern relevant

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) gilt weiterhin für Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten. Risikoanalysen und Beschwerdeverfahren bleiben Pflicht. Die jährliche Berichtspflicht ans BAFA soll aber entfallen. Langfristig löst die europäische CSDDD das LkSG ab, mit voraussichtlich höheren Schwellenwerten.

Für die Weiterbildung spielt das jedoch ohnehin eine kleinere Rolle: Trainingsanbieter zählen selten zu den Hochrisiko-Lieferketten, um die es bei LkSG und CSDDD primär geht.

Trotzdem lohnt sich eine Grundprüfung neuer Lieferanten. Denn auch Weiterbildungsanbieter verarbeiten Teilnehmerdaten, arbeiten mit Freelance-Trainer:innen und sollten daher interne Standards zu Datenschutz und Code of Conduct erfüllen. Ein schlanker, standardisierter Check schafft hier Sicherheit – unabhängig davon, wie sich die Berichtspflichten weiterentwickeln.

Eine Rechnung für alle Anbieter

Die Konsolidierung auf einen einzigen Kreditor für alle externen Weiterbildungsleistungen ist einer der wirkungsvollsten Hebel im Weiterbildungseinkauf. Sie reduziert den administrativen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erheblich, schafft einheitliche Zahlungsbedingungen und legt die Datenbasis frei, die ein strukturiertes Reporting erst möglich macht.

Was jetzt zu tun ist

Reporting im Weiterbildungsbereich ist ein Prozess, der mit den Anforderungen wächst. Wer die richtigen Strukturen heute aufbaut, muss beim nächsten Audit nicht suchen.

Für Personalentwickler:innen

Der wirkungsvollste erste Schritt ist ein ehrlicher Blick auf die eigene Datenbasis: Lassen sich intern und extern gebuchte Weiterbildungen heute vollständig und schnell auswerten? Wer CSRD-pflichtig ist, sollte die relevanten ESRS-S1-Kennzahlen jetzt definieren, lange vor dem ersten Berichtszyklus. Und wer bisher hauptsächlich Input-KPIs misst, gewinnt durch den Schritt in Richtung Outcome-Messung nicht nur bessere Daten, sondern auch ein stärkeres Argument in der nächsten Budgetdiskussion mit der Geschäftsführung.  

Für Einkäufer:innen

Der größte Hebel für Einkäufer:innen beim Thema Weiterbildungsbeschaffung liegt in der Konsolidierung: Wer den Weiterbildungsspend heute über viele Anbieter und dezentrale Prozesse verteilt sieht, sollte prüfen, wie viel davon sich auf einen strukturierten, systemintegrierten Prozess umstellen lässt. Weniger Kreditoren, klarere Freigabeworkflows und eine Punch-Out-Anbindung ans Einkaufssystem schaffen nicht nur Effizienz: Sie liefern genau die Datenbasis, die ein belastbares Reporting überhaupt möglich macht.  

Für beide Bereiche

Personalentwicklung und Einkauf profitieren, wenn sie beim Weiterbildungsreporting an einem Strang ziehen. Wenn sie eine gemeinsame Datenbasis anstreben, KPIs abstimmen und einen einheitlichen Prozess für die Beschaffung externer Maßnahmen definieren, schonen sie nicht nur Ressourcen, sondern stellen das zukünftige Reporting auch professionell und revisionssicher auf. Denn wer das heute etabliert, ist nicht nur für aktuelle Anforderungen gut aufgestellt, sondern auch für das, was regulatorisch noch kommt.