Unternehmen investieren viel Zeit in die Optimierung ihrer Einkaufsprozesse, doch in der Praxis läuft vieles anders als geplant. Eine Studie der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig zeigt, dass mehr als ein Viertel aller betrieblichen Einkäufe in Deutschland außerhalb der vorgesehenen Prozesse erfolgt. Dieses Phänomen ist als Maverick Buying bekannt und stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.
Warum geschieht Maverick Buying so häufig? Welche Risiken entstehen dadurch? Und welche Strategien helfen, unkontrollierte Einkäufe einzudämmen? Dieser Beitrag zeigt die Ursachen, Auswirkungen und praxisnahe Lösungen, um den Einkaufsprozess effizienter und transparenter zu gestalten.
Was ist Maverick Buying?
Maverick Buying beschreibt Einkäufe, die außerhalb der offiziellen Beschaffungsprozesse eines Unternehmens erfolgen. Mitarbeitende oder Abteilungen bestellen eigenständig Produkte oder Dienstleistungen, ohne die festgelegten Einkaufsrichtlinien zu beachten. Dadurch werden bestehende Verträge mit Lieferant:innen umgangen, Preisvorteile nicht genutzt und die Transparenz im Einkaufsprozess reduziert.
Der Begriff „Maverick“ stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie Einzelgänger:in oder Außenseiter:in. Im geschäftlichen Kontext steht er für unkoordinierte Bestellungen, die sich der zentralen Einkaufssteuerung entziehen. Andere Bezeichnungen für dieses Phänomen sind wilde Beschaffung, inoffizielle Bestellungen oder Einkäufe ohne Freigabe.
Maverick Buying tritt besonders häufig bei indirekten Einkäufen auf, etwa bei Weiterbildungen, IT-Dienstleistungen oder Bürobedarf. Da diese Beschaffungsvorgänge oft nicht standardisiert sind, fällt es Unternehmen schwer, den Überblick zu behalten.
Warum kommt es zu Maverick Buying?
Die Gründe für Maverick Buying sind vielfältig und hängen oft mit fehlenden Prozessen, Zeitdruck oder individuellen Präferenzen zusammen.
- Fehlende oder unklare Einkaufsprozesse
In vielen Unternehmen sind Beschaffungsvorgänge nicht klar definiert oder zu komplex. Wenn Mitarbeitende nicht wissen, welche Schritte erforderlich sind, oder wenn die Genehmigung zu lange dauert, neigen sie dazu, Bestellungen eigenständig aufzugeben. - Dringlichkeit und Zeitdruck
Oft steht hinter Maverick Buying eine akute Bedarfssituation. Beispielsweise wird eine Softwarelizenz dringend benötigt oder eine (digitale) Weiterbildung kurzfristig angesetzt. Wenn Mitarbeitende den regulären Einkaufsprozess als zu langwierig empfinden, erfolgt die Bestellung direkt – vorbei an den offiziellen Strukturen und der Einkaufsabteilung. - Individuelle Präferenzen und Gewohnheiten
Mitarbeitende haben häufig persönliche Vorlieben für bestimmte Anbieter oder Produkte. Statt die unternehmenseigenen Rahmenverträge zu nutzen, bestellen sie direkt bei vertrauten Lieferant:innen oder nutzen Plattformen, die sie aus dem privaten Bereich kennen. - Dezentrale Einkaufsstrukturen
Wenn in großen Unternehmen oder international tätigen Konzernen keine zentrale Steuerung des Einkaufs besteht, kommt es hier besonders häufig zu Maverick Buying. Einzelne Fachabteilungen oder Standorte handeln dann unabhängig und weichen von den unternehmensweiten Vorgaben ab. - Fehlende Sensibilisierung für Maverick Buying
Viele Mitarbeitende sind sich nicht bewusst, dass eigenmächtige Bestellungen ein Problem darstellen. Wenn die negativen Auswirkungen nicht kommuniziert werden, fehlt das Verständnis für die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien.
Beispiele aus der Praxis
Maverick Buying tritt in verschiedenen Unternehmensbereichen auf – oft aus scheinbar nachvollziehbaren Gründen. Die folgenden Beispiele verdeutlichen typische Szenarien:
- Spontane Weiterbildung ohne Einkaufsprozess
Ein Team benötigt kurzfristig eine Online-Schulung für eine neue Software, doch die offizielle Beschaffung über die Einkaufsabteilung würde mehrere Wochen dauern. Um Zeit zu sparen, buchen die Mitarbeitenden die Schulung direkt über eine externe Plattform. - Individuelle Bestellungen statt zentraler Beschaffung
Ein:e Mitarbeiter:in bestellt regelmäßig Büromaterial über ein bekanntes Online-Portal, anstatt die zentral vereinbarten Lieferanten zu nutzen. Dadurch werden bestehende Rahmenverträge ignoriert und höhere Kosten verursacht. - Unkoordinierter IT-Support durch verschiedene Dienstleister:innen
Ein Unternehmen arbeitet mit mehreren externen Dienstleister:innen für den IT-Support, anstatt auf den offiziellen Anbieter zurückzugreifen. Dadurch entsteht ein intransparenter Kostenmix ohne klare Übersicht über bestehende Verträge.
Die Risiken von Maverick Buying
Maverick Buying wirkt auf den ersten Blick harmlos, verursacht aber erhebliche Probleme für Unternehmen. Lassen Sie unkontrollierte Einkäufe zu, können Sie schnell den Überblick über Budgets, Lieferanten und Einkaufsprozesse verlieren.
Höhere Kosten und ineffiziente Budgetnutzung
Wenn Mitarbeitende außerhalb der offiziellen Beschaffung bestellen, entgehen Unternehmen wichtige Preisvorteile. Statt Rahmenverträge und Mengenrabatte zu nutzen, zahlen sie höhere Einzelpreise oder wählen teurere Anbieter. Eine fehlende Abstimmung führt zudem zu Doppelbestellungen und unnötigen Ausgaben, weil keine zentrale Übersicht über benötigte Produkte und Dienstleistungen besteht.
Mangelnde Transparenz und erschwerte Budgetkontrolle
Unkontrollierte Einkäufe machen es schwer, Einkaufsdaten vollständig zu erfassen. Fachabteilungen bestellen eigenständig, sodass niemand genau weiß, welche Produkte oder Dienstleistungen zu welchen Konditionen erworben wurden. Das erschwert die Kostenkontrolle und Unternehmen verlieren die Möglichkeit, Einkaufsprozesse strategisch zu optimieren.
Compliance-Verstöße und rechtliche Risiken
Wer ohne offizielle Genehmigung einkauft, riskiert Verstöße gegen interne Richtlinien oder gesetzliche Vorschriften. Beispielsweise können nicht zertifizierte Anbieter oder fehlende Vertragsabsicherungen zu Problemen bei Audits und Prüfungen führen. Besonders kritisch wird es bei Bestellungen von Software oder Cloud-Diensten außerhalb der regulären IT-Beschaffung – hier drohen Sicherheitslücken und Datenschutzverstöße.
Schwächere Lieferantenbeziehungen
Maverick Buying führt zu einer Zersplitterung der Lieferantenlandschaft. Anstatt mit wenigen strategischen Partner:innen zusammenzuarbeiten, schließen einzelne Abteilungen separate Verträge mit unterschiedlichen Anbietern. Das schwächt die Verhandlungsposition des Unternehmens, erhöht den Verwaltungsaufwand und kann zu Qualitätsunterschieden bei Produkten und Dienstleistungen führen.
So erkennen Sie Maverick Buying
Unternehmen, die unkontrollierte Einkäufe reduzieren möchten, müssen sie zunächst identifizieren. Bestimmte Indikatoren und Analyseverfahren helfen dabei, Maverick Buying sichtbar zu machen.
Typische Anzeichen für Maverick Buying
Viele Unternehmen kämpfen mit Maverick Buying, ohne es sofort zu erkennen. Doch es gibt klare Hinweise, die darauf hindeuten, dass Mitarbeitende Beschaffungsprozesse umgehen. Das sind typische Anzeichen:
- Hohe Anzahl an Einzelbestellungen: Statt größere Mengen über bestehende Lieferverträge zu beziehen, erfolgen zahlreiche kleine Einkäufe über verschiedene Anbieter.
- Bestellungen bei nicht gelisteten Lieferanten: Mitarbeitende halten sich nicht an zentrale Einkaufsrichtlinien und nutzen nicht vertraglich geregelte Bezugsquellen.
- Uneinheitliche Preise für gleiche Produkte: Wenn identische Artikel zu stark abweichenden Preisen auftauchen, fehlt eine zentrale Steuerung der Einkaufskonditionen.
- Fehlende Freigabeprozesse: Rechnungen oder Bestellungen ohne Genehmigung durch die Einkaufsabteilung oder eine zentrale Instanz sind ein klares Indiz für Maverick Buying.
- Auffällig hohe Maverick-Buying-Rate: Eine Analyse zeigt, dass ein signifikanter Anteil der Bestellungen außerhalb der definierten Einkaufsprozesse erfolgt – ein klares Zeichen für systematische Regelverstöße.
Methoden zur Analyse von Maverick Buying
Sobald erste Anzeichen sichtbar werden, sollten Unternehmen gezielt untersuchen, wo unkontrollierte Einkäufe stattfinden und welche Abteilungen besonders betroffen sind. Diese Methoden helfen dabei, Maverick Buying systematisch zu erfassen:
- Einkaufsdaten auswerten
Eine detaillierte Analyse von Bestellungen und Rechnungen hilft, Muster zu erkennen. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Einkäufe, die nicht über bevorzugte Lieferanten oder bestehende Verträge laufen. - Lieferantenlisten und Rechnungen abgleichen
Ein Vergleich zwischen genehmigten Lieferanten und tatsächlich genutzten Anbietern zeigt, wie häufig Maverick Buying im Unternehmen auftritt. Besonders hilfreich ist die Prüfung von Rechnungen auf unübliche Zahlungsmodalitäten oder neue Lieferanten. - Mitarbeitende und Abteilungen befragen
Direkte Gespräche helfen, die Ursachen für Maverick Buying besser zu verstehen. Oft zeigt sich dabei, ob Mitarbeitende den Einkauf als zu bürokratisch oder langsam wahrnehmen. - Maverick-Buying-Rate berechnen
Die Maverick-Buying-Rate oder Maverick-Buying-Quote gibt an, wie hoch der Anteil unkontrollierter Einkäufe im Verhältnis zum Gesamtvolumen ist. Ein hoher Wert zeigt, dass das Unternehmen Maßnahmen ergreifen sollte, um Einkaufsprozesse zu optimieren.
So vermeiden Sie Maverick Buying im Unternehmen
Maverick Buying lässt sich nicht von heute auf morgen eliminieren, aber mit den richtigen Maßnahmen können Sie die Anzahl unkontrollierter Einkäufe deutlich reduzieren. Klare Einkaufsrichtlinien, digitale Beschaffungssysteme und einheitliche Genehmigungsprozesse schaffen mehr Transparenz und Effizienz im Einkauf.
Einkaufsrichtlinien klar definieren und durchsetzen
Unklare oder nicht kommunizierte Einkaufsrichtlinien begünstigen Maverick Buying. Eine konsequente Umsetzung stellt sicher, dass Mitarbeitende nicht aus Unwissenheit alternative Beschaffungswege nutzen.
Digitale Beschaffungsprozesse etablieren
Automatisierte Freigabeprozesse und eine transparente Kostenkontrolle reduzieren Maverick Buying. Eine intuitive Plattform erhöht zudem die Mitarbeiterakzeptanz, sodass Bestellungen gezielt über das vorgesehene System erfolgen.
Zuständigkeiten und Genehmigungsprozesse optimieren
Klare Rollenverteilungen und effiziente Freigabemechanismen beschleunigen den Einkauf und reduzieren die Notwendigkeit, Bestellungen außerhalb der offiziellen Kanäle zu platzieren. Eine digitale Lösung mit automatisierten Workflows hilft, Verzögerungen zu vermeiden.
Lieferantenmanagement stärken
Wenn Sie bevorzugte Lieferanten stärker in den Einkauf einbinden, minimieren Sie das Risiko, dass Abteilungen eigenständig alternative Lieferanten auswählen. Rahmenverträge mit festen Konditionen und eine regelmäßige Lieferantenbewertung sorgen für eine verlässliche Beschaffungsstrategie.
Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden
Regelmäßige Schulungen und interne Kommunikation helfen, die Mitarbeitenden für das Thema zu sensibilisieren und die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien zu verbessern.
Best Practice: Digitale Prozesse für Weiterbildungseinkäufe mit Semigator Enterprise
Externe Weiterbildungen gehören zu den häufigsten Bereichen, in denen Maverick Buying auftritt. Mit Semigator Enterprise können Sie den Einkauf von Weiterbildungen zentral steuern und dadurch Maverick Buying vermeiden. Die Plattform bündelt alle relevanten Anbieter, standardisiert den Buchungsprozess und lässt sich nahtlos in Ihre HR- und Einkaufssysteme anbinden.
Die Vorteile auf einen Blick:
✔ Zentralisierung: Alle auf dem Markt verfügbaren Weiterbildungsangebote sind in einem einheitlichen Katalog gebündelt.
✔ Self-Service: Mitarbeitende können Seminare eigenständig suchen, buchen und verwalten.
✔ Standardisierter Einkaufsprozess: Ein einheitlicher Beschaffungsprozess für alle externen Weiterbildungen sorgt für mehr Transparenz und Planungssicherheit.
✔ Schlanke Prozesse: Die Digitalisierung der Buchungs- und Freigabeprozesse reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
✔ Einfache Rechnungsabwicklung: Durch das Single-Sourcing (Einzelquellenbeschaffung) erfolgt die Rechnungsstellung über einen zentralen Anbieter, wodurch Sie Verwaltungsaufwände minimieren.
✔ Rahmenvertragspartner: Unternehmen profitieren von verhandelten Konditionen und langfristigen Partnerschaften mit etablierten Anbietern.
✔ Transparenz und Steuerbarkeit: Umfassende Reporting-Funktionen ermöglichen Ihnen eine strategische Steuerung der Weiterbildungsmaßnahmen und -kosten.
Maverick Buying vermeiden
Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess für Weiterbildungen und vermeiden Sie Maverick Buying. Erfahren Sie mehr über die digitale Lösung von Semigator Enterprise.
Fazit: Mehr Kontrolle und Effizienz im Einkauf
Unkontrollierte Einkäufe treiben die Kosten in die Höhe und erschweren die Budgetplanung. Ohne zentrale Steuerung entstehen Transparenzlücken und Compliance-Risiken – besonders bei Weiterbildungen, IT-Dienstleistungen oder Bürobedarf.
Mit einer digitalen Einkaufsplattform wie Semigator Enterprise können Sie Maverick Buying vermeiden, Prozesse standardisieren und Kosten senken. Eine zentrale Lösung gibt Ihnen volle Kontrolle über den Einkaufsprozess, automatisiert Freigaben und sorgt für eine effiziente Steuerung externer Weiterbildungen.
