Beschaffungsprozess von externen Schulungen optimieren

Die Beschaffung von Schulungen ist zeitaufwändig und komplex. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Beschaffungsprozess mit Semigator optimieren.

Beraten lassen

Beschaffungsprozess optimieren: Herausforderungen beim Einkauf von Schulungen

Die meisten Unternehmen kaufen zum internen Schulungsangebote auch externe Weiterbildung für ihre Mitarbeiter:innen ein. Dabei stehen sie häufig vor erheblichen Herausforderungen:

Fehlende Markttransparenz

Eine Vielzahl an Anbietern macht die Auswahl und Buchung komplex und zeitaufwändig.

Hohe Prozesskosten

Dezentrale und manuelle Prozesse verursachen unnötige Kosten und binden wertvolle Ressourcen.

Fehlende Qualitätskontrolle

Ohne standardisierte Verfahren bleibt die Qualität der Anbieter und Seminare oft unklar.

Intransparente Kostenstrukturen

Fehlende Kosteneinsicht erschwert strategische Entscheidungen und Kosteneffizienz für Personalentwicklung und Einkauf.

Semigator Enterprise

Warum es sich lohnt, den Beschaffungsprozess zu optimieren

Den Beschaffungsprozess für externe Weiterbildung zu optimieren lohnt sich für das ganze Unternehmen - denn es werden viele Personen eingebunden. Von Fachkräften, über Führungskräfte, Personalentwicklung und Einkauf bis hin zur Buchhaltung. Mit dem Punch-Out-Katalog von Semigator lässt sich der Beschaffungsprozess schnell optimieren.

Effizienzsteigerung

Automatisierte Abläufe sparen Zeit und reduzieren den administrativen Aufwand im Beschaffungsprozess

Einsparpotenziale

Ein zentralisierter Ansatz ermöglicht einen klaren Überblick über Ausgaben und Einsparpotenziale.

Qualitätsverbesserung

Standardisierte Prozesse erleichtern die Bewertung und Steuerung von Weiterbildungsanbietern.

Mitarbeiterzufriedenheit

Ein einfacher Zugang zu hochwertigen Weiterbildungsangeboten motiviert Mitarbeiter:innen und unterstützt deren Entwicklung.

Sanofi-Aventis | Erfolgsbeispiel

Wie Sanofi-Aventis den Beschaffungsprozess von Weiterbildung optimiert hat

Sanofi Aventis, ein weltweit führendes Gesundheitsunternehmen, sah sich mit zahlreichen Herausforderungen im Beschaffungsprozess von externer Weiterbildung konfrontiert. Lesen Sie in der Case Study, wie das Unternehmen seine Herausforderungen meistern konnte.

Herausforderung

Der Pharmakonzern Sanofi-Aventis hat sich mit einigen Herausforderungen an Semigator gewendet:

Dezentralität: Rund 600 Anbieter wurden ohne zentrale Steuerung genutzt, was zu ineffizienten Prozessen führte.
Hoher Koordinationsaufwand: Sowohl die Suche als auch die Buchung und Verwaltung von Weiterbildungen waren aufwendig.
Fehlende Qualitäts- und Kostenkontrolle: Weder die Qualität der Anbieter noch die Gesamtkosten waren transparent oder steuerbar.

Semigator als Lösung

Mit Semigator Enterprise konnte Sanofi-Aventis den Beschaffungsprozess für externe Weiterbildung nachhaltig optimieren:  

Zentralisierung: Alle Weiterbildungsangebote wurden in einem Katalog gebündelt  
Self-Service: Nutzer:innen können Seminare eigenständig suchen, buchen und verwalten  
Schlanke Prozesse: Buchungs- und Freigabeprozesse wurden digitalisiert, was den administrativen Aufwand erheblich reduzierte.
Tansparenz und Steuerbarkeit: Reporting-Funktionen ermöglichten eine strategische Steuerung der Weiterbildungsmaßnahmen und -kosten.

Case Study herunterladen

„Wir sind begeistert, wie viel Arbeitsaufwände wir seit dem Einsatz von Semigator reduzieren konnten. Die Implementierung lief Dank des professionellen Projektmanagements reibungslos. Semigator ist eine äußerst lohnende Investition zur Optimierung unserer HR-Prozesslandschaft.“

„Mit Semigator Enterprise können wir jetzt den gesamten Prozess der externen Weiterbildung – von der Seminar-Suche über die Buchung und die Abwicklung bis hin zur Dokumentation möglichst effizient abbilden.“

„Die einheitliche und zentrale Plattform verringert den Suchaufwand für Mitarbeiter:innen nach passenden Seminaren.“

„Mit Semigator können wir unseren Mitarbeitenden eine einfache Buchung externer Weiterbildungen ermöglichen und gleichzeitig den Aufwand im Rahmen von Einkaufs- und Administrationsprozessen reduzieren.“

Erfolgreiche Unternehmen vertrauen auf uns

Was ist die beste Lösung für Ihr Unternehmen?

Kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.

Eric Huxhagen, Mark Leine

und ihr Team beraten Sie gerne.

+49 761 898 4060

FAQs

Welche Herausforderungen im Beschaffungsprozess können im Bereich der externen Weiterbildung auftreten?

Unternehmen können im Bereich der externen Weiterbildung vor verschiedenen Herausforderungen stehen:

Unübersichtliches Angebot an Weiterbildungsanbietern: Die Vielzahl an Anbietern und die uneinheitliche Qualität der Angebote können die Auswahl erschweren.

Komplizierte Buchungsprozesse: Dezentrale Buchungen durch die Mitarbeiter:innen in den Fachbereichen können zu komplexen und ineffizienten Prozessen führen.

Fehlende Qualitätskontrolle: Die Bewertung der Qualität der Weiterbildungsanbieter kann bei einer hohen Anzahl schwierig sein.

Eingeschränkte Kostentransparenz: Dezentrale Beschaffungsprozesse können die Kontrolle und Steuerung der Weiterbildungskosten erschweren.

‍

Wie lässt sich der Beschaffungsprozess für externe Weiterbildungen optimieren?

Die Implementierung einer zentralen Plattform für die Beschaffung von externen Weiterbildungen kann den Prozess deutlich verbessern.

Folgende Schritte sind dabei wichtig:

Erstellung eines zentralen Einkaufskatalogs: Ein unternehmensspezifischer Katalog mit einem konsolidierten Anbieterpool und einem definierten Ranking der Angebote.

Anbindung an das Einkaufssystem: Die Anbindung der Plattform an das bestehende Einkaufssystem ermöglicht einen elektronischen Bestellprozess.

Self-Service für Mitarbeiter:innen: Mitarbeiter:innen sollten die Möglichkeit haben, über die Plattform selbstständig nach passenden Seminaren zu suchen und diese zu buchen, umzubuchen oder zu stornieren.

Automatisierung von Prozessen: Die Automatisierung von Prozessen wie Benachrichtigungen an alle Beteiligten bei Änderungen reduziert manuelle Tätigkeiten und spart Zeit.

‍

Welche Vorteile bietet die optimierte Beschaffung von externen Weiterbildungen?

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses bietet zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten:

Vorteile für Mitarbeiter:innen:

Vereinfachte Suche und Buchung von Weiterbildungen: Die zentrale Plattform und der Self-Service erleichtern den Such- und Buchungsprozess.

Ortsunabhängige und eigenverantwortliche Abwicklung: Mitarbeiter:innen können jederzeit und von jedem Ort aus auf die Plattform zugreifen und Buchungen selbständig verwalten.

Vorteile für den Einkauf:

Schlankere Prozesse und Kostentransparenz: Der zentrale Einkaufskatalog und die Anbindung an das Einkaufssystem verbessern die Kostenkontrolle.

Reduzierter Koordinationsaufwand: Die Automatisierung von Prozessen entlastet den Einkauf und reduziert den Koordinationsaufwand.

Vorteile für die Personalentwicklung:

Optimale Abbildung des internen und externen Weiterbildungsangebots: Interne und externe Angebote können in einem Gesamtkatalog integriert werden.

Inhaltliche Konsolidierung der Anbieter: Die Plattform unterstützt die Auswahl und Bewertung von qualitativ hochwertigen Anbietern.

Transparente Kennzahlen für die strategische Optimierung: Das System liefert umfassende Reportings zu Kosten und Weiterbildungsbedarf, die für die strategische Planung genutzt werden können.

‍

Welche Ergebnisse können durch die Optimierung des Beschaffungsprozesses erzielt werden?

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses für externe Schulungen kann zu folgenden Ergebnissen führen:

Steigerung der Effizienz und Qualität im Weiterbildungsprozess: Alle Beteiligten profitieren von den optimierten Prozessen und der verbesserten Qualität der Angebote.

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Die benutzerfreundliche Plattform und der vereinfachte Buchungsprozess erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen.

Kostenreduktion und bessere Kontrolle der Weiterbildungsausgaben: Die zentrale Plattform und die automatisierten Prozesse ermöglichen eine bessere Kostenkontrolle und können zu Kosteneinsparungen führen.

‍