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Ein Kunde reklamiert defekte Ware oder einen nicht nach seinen Wünschen durchgeführten Auftrag. Oder er beschwert sich sogar über das Verhalten eines Mitarbeiters Ihres Unternehmens. Das Beschwerdemanagement umfasst alle Maßnahmen, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Ein weiteres Ziel des Beschwerdemanagements ist es, die aufgetretenen Fehler zukünftig zu vermeiden. Der Begriff "Beschwerdemanagement" kann durchaus negativ assoziiert sein. Daher wird dieser Bereich in einigen Unternehmen dem Feedback-Management zugeordnet und auch so bezeichnet.
Grundsätzlich zählt das Beschwerdemanagement zum Customer-Relationship-Management (CRM) bzw. zu dessen Konzept. Der Kunde soll auf lange Sicht eine kontinuierliche Wertschöpfung aus seiner Beziehung zum Unternehmen genießen. Das Beschwerdemanagement nimmt damit eine wichtige Rolle im Segment "Kundenservice" ein. Beziehungen zu Neukunden müssen gepflegt und nach Möglichkeit an das Unternehmen gebunden werden. Verlorene Kunden gilt es zurückzugewinnen.
Unternehmen, die ein aktives Beschwerdemanagement verfolgen, erhalten wichtige Hinweise auf ihre Stärken und Schwächen aus Sicht ihrer Kunden. In der Regel sind dies Mängel in der Produktion und Dienstleistung, aber auch Fehler von Mitarbeitern. Beschwerdemanagement bemüht sich um einen Dialog mit den unzufriedenen Kunden, die sich oft von einem Unternehmen abwenden, ohne die Gründe dafür zu nennen. Beschwerden sind also eine wichtige Möglichkeit, den Kunden zufriedenzustellen und zurückzugewinnen.
Zu den Zielen des Beschwerdemanagements zählen unter anderem die Qualitätssteigerung im Service, die Wiederherstellung der Kundenzufriedenheit sowie die Reduzierung und Vermeidung von Fehlern aus daraus entstehenden Kosten. Auch kann das professionelle Beschwerdemanagement genutzt werden, um betriebliche Chancen und Risiken im Markt besser einzuschätzen.
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