Microsoft 365: Microsoft Planner

• Tag 1: Konzept, Gruppen, Oberfläche, Pläne, Sichten, Aufgaben
• 1. Das Konzept von Microsoft Planner
• Microsoft Planner ist 2026 das zentrale Werkzeug für Aufgaben- und leichte Projekt-Verwaltung in Microsoft 365. Mit dem New Planner (seit März 2024) hat Microsoft die früher getrennten Welten Microsoft Planner (klassisch), Microsoft To Do und Project for the Web in einer Anwendung vereint. Um Planner als Planungs-Werkzeug zu verstehen, ist die Bezugs-Welt zu Microsoft 365 wichtig.
  • New Planner als vereinheitlichte Anwendung seit März 2024
  • Vergleich mit anderen Microsoft-Planungs-Werkzeugen
  • Planner im Vergleich zu klassischen Outlook-Aufgaben und Microsoft 365 To Do
  • Gemeinsamkeiten und Abgrenzungen zur Microsoft Project Desktop-App
• 2. Microsoft 365-Gruppen
• Gruppen sind das Fundament in Microsoft 365. Mit dem Anlegen einer Microsoft-365-Gruppe entstehen praktisch im Vorbeigehen SharePoint-Team-Websites, gemeinsame Postfächer, Kalender, Teams, Datei-Bibliotheken und mehr - teilbar mit Kolleginnen, Kollegen und Gästen.
  • Die drei Arten von Microsoft-365-Gruppen
  • Architektur von 365-Gruppen und verfügbare Infrastruktur
  • Warum die richtige Reihenfolge beim Gruppen-Anlegen wichtig ist
  • Planner auch ohne Gruppe verwenden
• 3. Aufbau der Planner-Programm-Oberfläche
• Die Programm-Oberfläche von Microsoft Planner zeigt sich minimalistisch und effizient. Seit März 2024 gibt es den New Planner zusätzlich als eigenständige Desktop-App in Microsoft Teams und als progressive Web-App - die frühere Einschränkung auf den Browser ist damit Geschichte.
  • Hamburger- und Döner-Buttons in der Oberfläche
  • Verwaltung von Plänen im Planner-Hub
  • Einstellungen für die Benachrichtigungs-Funktion
  • Finden zugewiesener Aufgaben
  • New Planner als eigenständige App in Teams seit März 2024
• 4. Einen Plan erstellen
• Wer Pläne erstellen möchte, braucht einen Plan für den Plan. Microsoft Planner unterstützt unterschiedliche Anlage-Wege je nach Anwendungs-Fall.
  • Planner-Pläne mit und ohne Microsoft-365-Gruppen erstellen
  • Auswahl des Gruppen-Typs: privat oder öffentlich
  • Mitglieder zu Plänen hinzufügen mit Berechtigungs-Welt
  • Den neuen Plan in den Favoriten verwalten
  • Kanban-Buckets in einem Planner-Plan erstellen
• 5. Ansichten des Plans
• Planner bietet ein System aus sieben Plan-Ansichten und acht Gruppen-Ansichten. Welche Ansicht produktiv genutzt wird, hängt vom Verwendungs-Zweck des Plans ab.
  • Sieben Plan-Ansichten und acht Gruppen-Ansichten im Überblick
  • Vorteile der unterschiedlichen Ansichten
  • Wechsel zwischen Ansichten ohne Daten-Verlust
  • Sichten in der Premium-Welt (Gantt, Timeline) ab Plan 3
• 6. Erstellen von Aufgaben
• Planner-Aufgaben sind mehr als einfache To-Do-Listen. In der aktuellen Version lassen sich eigene Felder anlegen, um Aufgaben informativer zu gestalten. Copilot in Planner unterstützt die Aufgaben-Erstellung mit KI-Vorschlägen.
  • Der Lebens-Zyklus einer Aufgabe
  • Auswirkung benutzer-definierter Felder auf Planner-Aufgaben
  • Haupt- und Unteraufgaben in einer Planner-Aufgabe
  • Zuweisen von Farb-Kategorien
  • Status und Priorität einer Aufgabe steuern
  • Erstellen von RTF-fähigen Aufgaben-Texten
  • Integration von Datei-Anlagen in Aufgaben
  • Verfolgen der Aufgaben-Historie
  • Delegieren von Aufgaben an Tenant-Mitglieder und andere Personen
  • Copilot-Unterstützung für Aufgaben-Erstellung und Beschreibungen (Lizenz: Microsoft 365 Copilot)
• Tag 2: Kanban, Timeline, Verwalten, Teilen, Integration, Plattformen, Q&A
• 7. Die Kanban-Methode
• Die Kanban-Methode hat sich in der Software-Welt einen festen Platz gesichert und ist aus modernen Planungs-Werkzeugen kaum noch wegzudenken.
  • Kanban als Methode
  • Kanban im Prozess- und Projekt-Management
  • Kanban für die Software-Entwicklung
  • Unterschiede zu anderen Methoden wie Scrum und Wasserfall
  • Kanban in Microsoft Planner mit Buckets und dynamischem Wechsel
• 8. Die Timeline-Ansicht
• Mit Microsoft Planner Plan 3 (vormals Project Plan 3) oder Plan 5 (vormals Project Plan 5) lassen sich innerhalb von Microsoft Teams die Premium-Funktionen von Planner nutzen. Die Timeline-Ansicht zeigt Aufgaben als Gantt-Graphen mit kausalen Beziehungen und ermöglicht die Definition von Zielen. Dies ist Teil der Project-for-the-Web-Integration im New Planner.
  • Technische Voraussetzungen für die Timeline-Ansicht
  • Planner-Funktions-Unterschiede zwischen Plan 1, Plan 3 und Plan 5
  • Beziehungen zwischen Vorgängen erstellen
  • Vorgangs-Arten und Verwendung von Meilensteinen
  • Definieren von Zielen
  • Project for the Web als integrierter Bestandteil des New Planner
• 9. Verwalten von Aufgaben
• Um den Überblick zu behalten, bietet Planner eine Fülle von Werkzeugen.
  • Aufgaben suchen und finden
  • Filtern und in Gruppen zusammenfassen
  • Copilot-Unterstützung für Status-Berichte und Zusammenfassungen
• 10. Teilen von Plänen und Aufgaben
• Pläne und Aufgaben lassen sich nicht nur mit Mitgliedern im eigenen Microsoft-365-Tenant teilen, sondern auch mit externen Mitwirkenden - sogenannten Gästen.
  • Teilen innerhalb des Microsoft-365-Tenants
  • Externe Gäste einbinden
  • Berechtigungs-Welt für externe Welten
  • DSGVO-Klärung bei externer Zusammenarbeit
• 11. Integration in und Interaktion mit anderen Programmen
• Planner ist zwar eine eigenständige App im Microsoft-365-Tenant, läuft aber besonders innerhalb von Microsoft Teams zu Höchst-Leistungen auf. Loop-Komponenten ergänzen die Welt um Echtzeit-Zusammenarbeit, Power BI bringt Berichts-Welt.
  • Integration der Planner-App in Microsoft Teams
  • Planner-Pläne als Kanal-Register anlegen
  • Synchronisation mit Microsoft To Do
  • Zuweisen von Aufgaben in Planner und To Do
  • Integration in Outlook als zusätzlicher Kalender und Aufgaben-Liste
  • Einen Planner-Plan nach Microsoft Excel exportieren
  • Loop-Komponenten in Outlook, Teams und Word für Echtzeit-Zusammenarbeit
  • Power-BI-Anbindung über den Project-for-the-Web-Connector für Berichte (Plan 3 und Plan 5)
• 12. Microsoft Planner auf verschiedenen Betriebs-Systemen
  • Verwendung als Web-App im Browser unter Windows und macOS
  • New Planner als eigenständige App in Microsoft Teams (seit März 2024)
  • Auf dem Tablet (iPadOS, Android)
  • Auf dem Smartphone (iOS, Android)
• 13. Q&A - Tipps und Tricks
  • Schritt-Aufzeichnung in Windows 11 für späteres Nachvollziehen des Erlernten
  • Tasten-Kombinationen zu Microsoft Planner
  • Recht-Welt 2026: DSGVO, Mitbestimmung nach BetrVG, EU-AI-Act bei Copilot-Funktionen
  • Fragen und Antworten
• Praxis-Übung am Schluss: Eigenen Plan aufbauen und integrieren
  • Ziel: Einen produktiv nutzbaren Plan mit Microsoft Planner aufbauen, alle relevanten Sichten erproben und in Microsoft Teams einbinden
  • Projekt: Eigenen Plan für ein Beispiel-Vorhaben anlegen, Aufgaben mit Buckets organisieren, mindestens vier Sichten ausprobieren (Board, Grid, Timeline - bei Plan 3/5 auch Gantt), Plan in einen Teams-Kanal einbinden, optional Copilot für eine Aufgaben-Erstellung oder einen Status-Bericht nutzen
  • Anforderungen: produktiver Plan mit dokumentierten Sichten, Teams-Integration mit Mitteilungs-Welt, optional eine dokumentierte Copilot-Anwendung
  • Tools: Microsoft Planner mit Plan 1, Plan 3 oder Plan 5, Microsoft Teams, optional Microsoft 365 Copilot
  • Ergebnisse: produktiv nutzbarer Plan mit Teams-Anbindung und dokumentierter Anwendung

LernzieleJede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit dem Wissen, Microsoft Planner für die persönliche und team-bezogene Aufgaben-Planung produktiv einzusetzen, mit einem eigenen aufgebauten Plan aus der Schluss-Übung, mit Verständnis für die Lizenz-Welt (Plan 1, 3 und 5), für die New-Planner-Konsolidierung mit Project for the Web, für Copilot-Funktionen und für die Anbindungs-Welt zu Teams, Outlook, Loop, Excel und Power BI.ZielgruppenPersonen, die mit sehr vielen Aufgaben betraut sind und ein Werkzeug benötigen, das Ihnen den erforderlichen Überblick über die Relevanz, Prioritäten, Phasen und das Zeitmaß ermöglicht. Voraussetzungen: Microsoft-365-Grundkenntnisse. Erste Berührung mit Microsoft Teams hilfreich.