Elektronische Personalakte - Seminar / Kurs von DATAKONTEXT GmbH

Digitalisierung bedeutet, dass wir uns in den kommenden Jahren von Papier, Akten und herkömmlicher Aufbewahrung verabschieden werden. Auch die Personalabteilung wird zukünftig auf die moderne digitale Arbeitsweise umstellen. Die Einführung einer digitalen Personalakte bedeutet aber zugleich, die Ablage und den Zugriff anders zu organisieren. Hierbei treten technische und rechtliche Fragen auf, die bei der Einführung geklärt werden müssen. Anschließend muss die neuartige Technik auch von allen Mitarbeitern im Personalbereich effektiv genutzt werden. Somit verbindet sich mit der digitalen Personalakte zugleich die Optimierung von HR-Prozessen.

Im Seminar erfahren Sie, welche Möglichkeiten die digitale Personalakte für die Personalarbeit bietet, welche rechtlichen Rahmenbedingungen bei ihrer Einführung und Nutzung einzuhalten sind und welche Anforderungen bei der Auswahl und Beschaffung entsprechender Software gestellt werden. Sie lernen die Vorgehensweise bei der Umstellung von Papierakten auf digitale Akten kennen.

• Begriff, Aufbau und Funktionen der digitalen Personalakte
• Ist-Situation Personalakten/Ablage vor Umstellung
• Gründe für die Einführung
• Projektverlauf
• Definition der Anforderungen
• Auswahl des Software-Anbieters/Dienstleisters, Festlegung Vertragsbestandteile, Kostenkalkulation, Lastenheft
• Anbindung an bestehende HR-Softwaresysteme
• Veränderte HR-Prozesse
• Speicherung der Daten (Inhouse versus Cloud)
• Einbindung Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter
• Berechtigungen, Datenschutz und Datensicherheit
• Mitbestimmung (Abschluss von Dienst- und Betriebsvereinbarung)
• Struktur und Dokumentenarten der digitalen Akte
• Umgang mit Altakten und Originalen (Rumpfaktenführung), Bestandsakten digitalisieren
• Softwareimplementierung
• Schulung
• Live-Präsentation Digitale Personalakte

Netto-Unterrichtsstunden: 5,5 h

Vortragsmethode: Vortrag, Teilnehmerfragen und -austausch

Am Ende der Veranstaltung wird eine Teilnahmebescheinigung ausgeteilt.

Nach Besuch des Seminars sind Sie in der Lage, eine digitale Personalakte einzuführen. Sie lernen die rechtlichen, organisatorischenund technischen Fallstricke kennen. Sie durchlaufen ein komplettes Projekt zum Umstieg von der Papierakte auf die digitaleAkte. Sie erhalten praktische Tipps und es wird exemplarisch eine Systemlösung vorgestellt.