Ein Fall für zwei – professionelle Assistenz im Doppelsekretariat - Seminar / Kurs von working@office | OFFICE SEMINARE

Inhalte

Organisationsstrukturen in Unternehmen werden komplexer, Arbeitszeitmodelle flexibler. Immer häufiger unterstützen zwei Assistenzkräfte einen gemeinsamen Vorgesetzten. Zu zweit ein Sekretariat auf Führungsebene zu meistern, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Sie erfordert konkrete Absprachen, transparente Abläufe, einen funktionierenden Informationsfluss und regelmäßige Kommunikation. Erfahren Sie in diesem Seminar, wie Sie im turbulenten Arbeitsalltag eines Doppelsekretariats Informationen zuverlässig weiterleiten, Prozesse effizient gestalten und Ihren Arbeitstag stressfrei organisieren.

So werden Sie zum unentbehrlichen Power-Duo!

 

  • Die wichtigsten Spielregeln für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
  • Grundpfeiler für ein starkes Doppelsekretariat
  • Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungsbereiche des Doppelsekretariats klar festlegen und richtig dokumentieren
  • Wie Sie Ihre Arbeitsstile gewinnbringend kombinieren
  • Unterschiedliche Arbeitszeiten oder Büros: passende Konzepte für Ihre Zusammenarbeit

 

Transparenz ist Trumpf: Effiziente Prozesse im Doppelsekretariat gestalten

 

  • Status-quo-Analyse: Wie effizient sind Ihre Prozesse wirklich?
  • Durchblick statt Chaos: Abläufe professionell systematisieren, standardisieren und im Office-Handbuch dokumentieren
  • Aufgaben gezielt koordinieren und Ergebnisse einfordern
  • Die Praxismethode: gemeinsame Checklisten für wiederkehrende Aufgaben erstellen
  • Mehr Transparenz durch das Prinzip des leeren Schreibtischs

 

Geheimtipps für Zeit- und Datenmanagement im Duett

 

  • Umgang mit Zeitfallen und Ad-hoc-Aktionen
  • Informationsfluss ist alles - wie Sie effizient kommunizieren und das sagen, was Sie wirklich meinen
  • Das Prioritätendilemma - professioneller Umgang mit widersprüchlichen Prioritäten
  • Umgang mit Hierarchien, Machtspielen und Kompetenzgerangel
  • Kalender im Griff: miteinander Termine planen und überwachen
  • Transparent nach der ALPEN-Methode planen
  • Nie wieder suchen: einheitliche Strukturen in Papierablage, PC und E-Mails bringen

 

Alles aus einem Guss

 

  • Ob per E-Mail oder am Telefon: Einheitliches Auftreten ist ein Zeichen von perfektionierter Organisation
  • Wie Sie Missverständnisse und Doppelarbeiten vermeiden
  • Probleme konstruktiv ansprechen mit System
  • Respektvolles Feedback und wertschätzende Kritik

Lernziele

Ihr persönlicher Nutzen

  • Die Zusammenarbeit im Team wird effektiver und mit System besser aufeinander abgestimmt.
  • Ihr Arbeitstag wird organisierter und Prozesse dadurch reibungsloser und abgestimmter.
  • Souveräne Bewältigung der steigenden Informationsflut aus dem Chefbüro

Ihr Nutzen als Vorgesetzter

Ihre Assistenzkräfte stimmen die Zusammenarbeit bestmöglich aufeinander ab. Dadurch wird Ihnen auch in stressigen Situationen der Rücken effektiv freigehalten und Ihre Außenwirkung wird durch eine verlässliche Organisation und Termineinhaltung gesteigert.

Zielgruppen

Assistenz, Assistentinnen, Sekretärinnen, Sekretariat, Office-Management, Office-Managerin, Office-Manager, Sachbearbeiter, Sachbearbeiterin

SG-Seminar-Nr.: 5138318

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