Dokumentenmanagement – Strukturen und Prozesse effizient gestalten

• Grundlagen des Dokumentenmanagements
  • Begriffe, Ziele und Entwicklung (DMS, ECM, digitale Informationsverwaltung)
  • Nutzen moderner Dokumentenmanagement-Systeme
  • Vom Dokument zur strukturierten Informationsverwaltung
• Dokumentenstrukturen und Informationsorganisation
  • Dokumentenarten, -klassen und Lebenszyklen
  • Einheitliche Ablage- und Ordnungsstrukturen entwickeln
  • Metadaten, Taxonomien und strukturierte Informationsverwaltung
• Einführung und Nutzung von DMS-Systemen
  • Ziele und Nutzen der DMS-Einführung
  • Wirtschaftlichkeit und Systemeinordnung
  • Integration in bestehende Unternehmensprozesse 
• Dokumentenprozesse und Workflows
  • Standardisierung und Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse
  • Versionierung, Freigaben und Prozessintegration
  • Rollen, Rechte und Verantwortlichkeiten
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Dokumentenprozessen
• Rechtliche und datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen 
  • GoBD, DSGVO und revisionssichere Archivierung
  • Aufbewahrung und Compliance-Anforderungen
• Aktuelle Entwicklungen im Dokumentenmanagement
  • Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse
  • Potenziale von KI für Klassifizierung, Suche und Informationsnutzung

Lernziele

Täglich entstehen in Unternehmen große Mengen an Dokumenten und Informationen. Ohne klare Strukturen, einheitliche Prozesse und geeignete Systeme wird das schnelle Auffinden, Bearbeiten und Archivieren zunehmend zur Herausforderung. Ein professionelles Dokumentenmanagement schafft Transparenz, erleichtert die Zusammenarbeit und unterstützt dabei, Informationen effizient und regelkonform zu verwalten.

In unserem Seminar lernen Sie die Grundlagen eines modernen Dokumentenmanagements kennen. Sie erfahren, wie Sie Dokumente strukturiert organisieren, geeignete Ablage- und Informationsstrukturen entwickeln und dokumentenbasierte Prozesse effizient gestalten. Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über Dokumentenmanagement-Systeme, digitale Workflows, rechtliche Anforderungen sowie aktuelle Entwicklungen in der Automatisierung und Informationsnutzung.

Zielgruppen

Fach- und Führungskräfte, Mitarbeitende aus Assistenz, Office Management und Verwaltung sowie Projektleitende, die Dokumentenmanagement professionell gestalten und digitale Informations- und Dokumentenprozesse im Unternehmen weiterentwickeln möchten.