Ablage und Dokumentenmanagement im Sekretariat - Seminar / Kurs von Modul Training

Jeden Tag bewegen wir Papier ? in gedruckter und elektronischer Form. Die Informationsflut nimmt stetig zu. Es gilt, wichtige Informationen so zu filtern, ordnen und zu archivieren, dass sie schnell von allen gefunden werden. Finden statt suchen ? von einer durchdachten Ablage profitieren Sie und alle in Ihrem Team mehrfach. Im Seminar entwickeln Sie Ihr konkretes Ablagekonzept für ein Informationssystem.

INHALTE

• Vorteile einer effizienten Ablage
• traditionellen Ablage vs. elektronische Ablage
• Aufbau einer durchdachten Ablagestruktur
• Elektronisches Ordnungssystem: Dokumentenablage auf dem Server
• Der Aktenplan: klare, einheitliche Ordnerstrukturen in der digitalen Ablage
• Die 3er-Regel gegen die Papierflut
• Reduzierung von redundanten Ablagesystemen
• Elektronische Archivierung: Die 8-Schritte zur Umsetzung
• Einheitliche Bezeichnungen und Beschriftungen
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Aufbewahrungsfristen nach DIN EN ISO 9000:2000

METHODIKPraxistraining mit Trainerinput, Gedankenaustausch, Einzelarbeiten, Analyse und Optimierung von konkreten Fallbeispielen, Ausarbeitung von individuellen Ablagekonzepten

Mitarbeiter, zu deren Aufgaben die Betreuung der Dokumentenablage zählt