Ablage und Dokumentenmanagement - Seminar / Kurs von Office Akademie - WEKA MEDIA GmbH & Co. KG

Suchen war gestern – kompetente Auskünfte geben ist heute

Papierstapel, Zettelwirtschaft, überquellende Aktenschränke – gehört das für Sie der Vergangenheit an? Eigentlich wissen Sie längst, dass Sie von einer durchdachten und durchschaubaren Ablage gleich mehrfach profitieren: Im Nu haben Sie jede Information parat, die Ihr Chef oder Ihre Kollegen benötigen und Sie sind vor allem jederzeit auskunftsfähig. Ihre Zeitersparnis liegt bei bis zu einem halben Tag pro Woche, weil das Suchen wegfällt und Sie gleich wissen, wo Sie was ablegen. Mit einem guten Gewissen können Sie dann beispielsweise freitags früher in den Feierabend.

Inhalte

  • Das richtige Ablagesystem wählen: Im Seminar verschaffen Sie sich einen Überblick über verschiedene Ablagetechniken und Ordnungssysteme. Sie lernen die dazu gehörigen Vor- und Nachteile kennen und analysieren, welches System für Ihren Arbeitsplatz das passendste ist.
  • So finden Sie Dokumente schnell wieder: Gemeinsam legen Sie die Best Practice fest, um Ihre Ablage so transparent und nachvollziehbar zu gestalten, dass Sie alles sofort wiederfinden und jederzeit Auskunft geben können.
  • Dämmen Sie die Papierflut ein: 3er-Regel, Wartetaktik oder einfach nur Papier sparen – in Zukunft wissen Sie genau, welche Möglichkeiten es gibt, die Papierflut zu vermeiden, und welche sich besonders gut für Ihr Office eignet.
  • Misten Sie konsequent aus: Tauschhandel, Wegwerfdatum, Zwischendurchstrategie – mit Ihrem neuen Wissen platzen Ihre Schränke und Ordner nie mehr aus allen Nähten, da Sie zeitnah alles Überflüssige und Veraltete wegschmeißen und dabei jede Aufbewahrungsfrist beachten.
  • Archivieren Sie digital: Auch auf Ihrem Computer ist ein durchdachtes Ablagesystem gefragt. Entwickeln Sie gemeinsam mit dem Referenten ein nachvollziehbares System, wie Sie Dokumente digital in Outlook, auf dem PC und auf dem Netzwerk ablegen.
  • Dokumentenmanagementsysteme: Nach dem Seminar können Sie genau beurteilen, ob es für Sie und Ihr Unternehmen Sinn macht, auf eine datenbankgestützte Verwaltung Ihrer Papiere zurückzugreifen und wenn ja, welche Anforderungen das System erfüllen muss.

Lernziele

Nach dem Seminar haben Sie jede Unterlage und jeden Vorgang sofort zur Hand und beweisen sich als kompetente Office- und Informationsmanagerin. Diese Stellung untermauern Sie, indem Sie in Ihrem Unternehmen eine Ablage- und Dokumentenkultur etablieren, die ganz im Dienst eines funktionierenden und reibungslosen Informationsflusses steht. Damit machen Sie sich und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.

Zielgruppen

Sekretärinnen, Assistentinnen, Sachbearbeiterinnen und andere Mitarbeiterinnen, die ihr Ablage- und Dokumentenmanagement so gestalten möchten, dass Sie Informationen jederzeit ohne Suchen zur Hand haben

SG-Seminar-Nr.: 1375409

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