IHK-Fachkraft Management-Assistenz - Lehrgang von GARP Bildungszentrum e. V.

A) Grundstufe (50 UE) 1. Kompetente Assistenz- Ihre Rolle und Ihre professionelle Entwicklung Die Rolle im Wandel - Erwartungen an die Management-Assistenz Ihre Kompetenzen für heute und morgen Erwartungen von Chefs und Kollegen Verschiedene Chefs – unterschiedliche Arbeitsstile Chefs und Kollegen überzeugen Unterschied zwischen Chefentlastung und Führungsassistenz Die Managementaufgaben Ihrer Vorgesetzten und Ihr Anteil an seinem/ihrem Erfolg Delegation von Aufgaben ohne Weisungskompetenz 2. Termin und Dokumentenmanagement Entwicklung der passenden Ablagestruktur Ordnung auf dem Server Terminieren für andere Reiseplanung im Office-Management Elektronische Wiedervorlage Kalenderverwaltung für den Chef Outlook-Berechtigungen 3. Zeit- und Selbstmanagement Eigene Ziele setzen und verfolgen Prioritäten setzen Arbeitsabläufe strukturieren Zeitmanagement: Störfaktoren, Zeitdiebe und Co. Zeitfalle Perfektionismus – wann ist „gut“ gut genug? Zeitplanungstechniken Die Kunst der Selbstmotivation Tipps gegen Stress B) Aufbaustufe (60 UE) 1. Kaufmännisches Recht in der Assistenz Rechtssicherheit für die Assistenz Was Sie über Verträge wissen müssen Aufbewahrungspflichten Internet und Recht Der richtige Umgang mit AGB´s Vollmachten: Unterschiede zwischen „i.A.“ und „i.V.“ Rechte und Pflichten der Assistenz, wenn der Chef außer Haus ist Datenschutz 2. Kommunikation 3. Professionelle Korrespondenz mit Brief und Email Brief oder Email – das richtige Medium für den richtigen Zweck Moderner Briefstil – Floskeln vermeiden Ansprechender Textbeginn – überzeugender Textabschluss Diplomatischer Stil in schwierigen Fällen Empfängerorientiert schreiben -der Leser gehört in den Mittelpunkt 4. Professionelle Gesprächsführung Argumentieren Sie sicher und erfolgreich Souverän kommunizieren: verbal und nonverbal Strategien für schwierige Situationen Kommunizieren am Telefon Gesprächsführung im Namen des Chefs 5. Gelassen und authentisch auftreten 6. Umgang mit Statusspielern 7. Kundenbesuche und Gästebetreuung 8. Mit Smalltalk punkten 9. Konfliktmanagement Konflikte aufdecken und lösen 10. Erfolgreich präsentieren Wer überzeug ist, überzeugt Starke Einstellung, starke Präsentation Gestaltung und Einsatz von Medien Der Werkzeugkasten der Visualisierung 11. Business English General Business Procedures Business Organizations Structure and Forms of Enterprises (Fachvokabular) Basics of Commerce Contract of Sale - Payment Terms –Delivery Terms Business transactions – pricing policy- incoterms-documentation Fachvokabular Supply Chain Management Fachvokabular Insurance - Fachvokabular Email Etiquette General correspondence-inquiry-offers-delay in delivery Fachvokabular – Übungen Telephoning Answering calls- taking messages- forwarding calls making arrangements-appointments Fachvokabular Cultural awaremess International teams- teambuilding Business Small Talk- Day to Day conversation C) Anwenderstufe ( 50 UE) 1. Veranstaltungsmanagement/ Projektmanagement Meetings vorbereiten und organisieren Veranstaltungen und Events erfolgreich planen und durchführen Bedeutung des Projektmanagements Grundlagen des Projektmanagements Die Prinzipien des Projektmanagements Projektphasen: Von der Planung bis zum erfolgreichen Projektabschluss Der rote Faden im Projekt Rollen und Verantwortung 2. Vorbereitung auf das projektbezogene Fachgespräch Praktische Umsetzung der Inhalte der Grund- und Aufbaustufe mit Themen aus dem betrieblichen Umfeld der Teilnehmer

Chef-Assistenten, Sachbearbeiter von Unternehmern, Geschäftsführern und leitenden Angestellten, die sich weiterqualifizieren möchten. Erfahrene Mitarbeiter aus Assistenz, Sekretariat und Sachbearbeitung im Management sowie anderen Bereichs- und Abteilungsleitungsebenen.