Beschaffungsstrategien: So optimieren Sie Ihre Beschaffung nachhaltig!

Steigende Kosten, fragile Lieferketten und zunehmender Wettbewerbsdruck zwingen Unternehmen dazu, ihre Beschaffung neu zu denken. Eine durchdachte Strategie kann dabei den Unterschied machen – zwischen Engpässen und verlässlicher Versorgung, zwischen hohen Kosten und effizienten Prozessen.

Doch welche Beschaffungsstrategie ist die richtige für Ihr Unternehmen? In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen die wichtigsten Strategien, ihre Vor- und Nachteile sowie praxisnahe Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung.

Was ist eine Beschaffungsstrategie?

Eine Beschaffungsstrategie – auch Sourcing-Strategie genannt – beschreibt den langfristigen Rahmen für die strukturierte Versorgung eines Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen. Ziel ist es, Risiken zu minimieren, Kosten zu optimieren und die Versorgungssicherheit zu gewährleisten.

Im Unterschied zu kurzfristigen Einkaufsentscheidungen berücksichtigt die Sourcing-Strategie Aspekte wie:

• die Auswahl und Anzahl von Lieferant:innen
• die geografische Ausrichtung der Beschaffung
• die Art und Tiefe der zu beschaffenden Objekte

Sie ist eng an die Unternehmensziele gekoppelt und beeinflusst maßgeblich die Effizienz und Resilienz der gesamten Wertschöpfungskette.

Sourcing-Strategien lassen sich nach verschiedenen Kriterien unterscheiden. Die drei wichtigsten Dimensionen sind die Anzahl der Lieferant:innen, die geografische Ausrichtung und der Beschaffungsumfang.

Strategieformen nach Anzahl der Lieferant:innen

Ob ein Unternehmen mit einem, zwei oder mehreren Lieferant:innen zusammenarbeitet, hat direkten Einfluss auf die Effizienz, die Risikoabsicherung und den Steuerungsaufwand. Die folgenden Strategien zeigen, welche Vor- und Nachteile die jeweiligen Modelle Ihnen bieten.

Single Sourcing

Beim Single Sourcing setzt ein Unternehmen gezielt auf einen einzigen Anbieter für eine bestimmte Produktgruppe – obwohl es Alternativen am Markt gäbe. Dies führt zu einer engen Zusammenarbeit und langfristigen Partnerschaft.

Vorteile des Single Sourcing

• engere Lieferantenbeziehungen und größeres Vertrauen
• bessere Verhandlungsposition durch höhere Abnahmemengen
• Mengenrabatte und günstigere Konditionen
• geringere Prozesskosten durch vereinfachte Abläufe
• einheitliche Qualitätsstandards

Nachteile des Single Sourcing

• höhere Abhängigkeit vom Anbieter
• Versorgungsrisiko bei Ausfall des Anbieters
• mögliche Preiserhöhungen durch fehlenden Wettbewerb

Single Sourcing eignet sich für hochkomplexe Produkte mit Bedarf an enger Lieferantenabstimmung und wenn eine gleichbleibende Qualität essenziell ist. Diese Strategie passt auch bei angestrebten langfristigen Partnerschaften oder wenn der Anbieter spezielle Investitionen tätigen muss – etwa im Maschinenbau bei individuell gefertigten Präzisionsteilen, für die spezifische Produktionsprozesse notwendig sind.

Dual Sourcing

Beim Dual Sourcing teilt ein Unternehmen seinen Bedarf auf zwei Lieferant:innen auf. Typischerweise erhält ein:e Hauptlieferant:in den größeren Teil des Volumens (etwa 70 bis 80 %), während ein:e Nebenlieferant:in den Rest abdeckt.

Vorteile des Dual Sourcing

• geringere Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter
• schnellere Reaktionsfähigkeit bei Lieferengpässen
• bessere Verhandlungsposition durch Wettbewerbsdruck
• Risikostreuung ohne übermäßige Komplexität

Nachteile des Dual Sourcing

• geringere Mengenrabatte im Vergleich zum Single Sourcing
• höherer Koordinationsaufwand durch zwei Lieferantenbeziehungen
• mögliche Qualitätsunterschiede zwischen Lieferant:innen

Dual Sourcing ist der ideale Kompromiss zwischen Single und Multiple Sourcing und bei Produkten mit mittlerem Versorgungsrisiko. Es bietet bessere Sicherheit als Single Sourcing ohne die Komplexität des Multiple Sourcing – etwa bei Verpackungsmaterialien, die primär über eine:n Hauptlieferant:in bezogen werden, während ein zweiter Anbieter bei Bedarf kurzfristig einspringen kann.

Multiple Sourcing

Bei Multiple Sourcing verteilt ein Unternehmen seinen Bedarf auf mehrere Lieferant:innen. Jede:r Lieferant:in deckt nur einen Teil des Gesamtbedarfs ab.

Vorteile des Multiple Sourcing

• maximale Risikostreuung bei Lieferausfällen
• stärkere Verhandlungsposition gegenüber Lieferant:innen
• kontinuierlicher Wettbewerb zwischen den Lieferant:innen
• Zugang zu verschiedenen Innovationen und Technologien

Nachteile des Multiple Sourcing

• hoher Koordinationsaufwand durch mehrere Lieferantenbeziehungen
• komplexes Lieferantenmanagement
• geringere Abnahmemengen pro Lieferant:in und dadurch schlechtere Konditionen
• Unterschiede in Qualität und Standards

Multiple Sourcing empfiehlt sich bei kritischen Gütern mit hohem Ausfallrisiko und in volatilen Märkten. Es eignet sich für standardisierte Produkte und wenn ein kontinuierlicher Wettbewerb zwischen Lieferant:innen gewünscht ist – zum Beispiel bei elektronischen Bauteilen in der Automobilindustrie, wo Lieferengpässe häufig durch regionale Risiken entstehen.

Geografische Ausrichtung der Beschaffung

Die geografische Ausrichtung Ihrer Beschaffungsstrategie hat erheblichen Einfluss auf Kosten, Lieferzeiten und Risikomanagement. Je nachdem, ob Sie Waren und Dienstleistungen regional oder global beziehen, ergeben sich unterschiedliche Chancen und Herausforderungen für Ihr Unternehmen.

Local Sourcing

Beim Local Sourcing beschafft ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen von Lieferant:innen aus der unmittelbaren Umgebung oder dem eigenen Land. Diese regionale Ausrichtung der Beschaffung steht im Gegensatz zu globalen Beschaffungskonzepten.

Vorteile des Local Sourcing

• geringere Transportkosten und kürzere Lieferzeiten
• einfachere Kommunikation durch gemeinsame Sprache und Kultur
• identische rechtliche Rahmenbedingungen und Geschäftspraktiken
• schnelle Reaktionsfähigkeit bei Problemen
• positiver Effekt für das Unternehmensimage („regionale Verantwortung”)

Nachteile Local Sourcing

• oft höhere Produktionskosten im Vergleich zu Niedriglohnländern
• begrenzte Auswahl an Lieferant:innen in bestimmten Branchen
• möglicherweise eingeschränkte Produktvielfalt und Innovationskraft
• geringerer Wettbewerbsdruck unter regionalen Anbietern

Local Sourcing überzeugt, wenn Nachhaltigkeit, kurze Transportwege und schnelle Lieferzeiten wichtig sind. Diese Strategie stärkt auch das regionale Image und vereinfacht die Kommunikation mit Lieferant:innen – zum Beispiel in der Lebensmittelproduktion, wenn regionale Rohstoffe wie Milch oder Gemüse direkt aus der Umgebung bezogen werden.

Global Sourcing

Global Sourcing beschreibt die weltweite Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Unternehmen nutzen dabei internationale Beschaffungsmärkte und wählen Lieferant:innen aus verschiedenen Ländern und Kontinenten nach den jeweils optimalen Bedingungen aus.

Vorteile des Global Sourcing

• Zugang zu günstigen Produktionskosten in Niedriglohnländern
• Erschließung neuer Beschaffungsmärkte und Innovationen
• Nutzung internationaler Spezialisierung und Expertise
• mögliche Markterschließung in den Beschaffungsländern
• Ausgleich regionaler Engpässe und Risiken

Nachteile des Global Sourcing

• komplexere Logistik und längere Lieferzeiten
• politische und wirtschaftliche Unsicherheiten in manchen Regionen
• Währungsrisiken und Zollhürden
• kulturelle und sprachliche Herausforderungen
• schwierigere Qualitätskontrolle über große Distanzen

Global Sourcing lohnt sich bei preissensitiven Produkten mit internationalen Kostenvorteilen und wenn spezialisiertes Know-how regional nicht verfügbar ist. Es hilft außerdem, Lieferketten gegen regionale Risiken zu diversifizieren – etwa beim Einkauf elektronischer Komponenten aus Asien, wo Skaleneffekte und technologische Spezialisierung Kostenvorteile ermöglichen.

Beschaffungsumfang als strategischer Faktor

Neben der Anzahl und dem Standort der Lieferant:innen spielt auch der Umfang der beschafften Leistung eine Rolle. Je nach Strategie beschaffen Unternehmen entweder Einzelteile, vormontierte Module oder ganze Systeme:

• Unit Sourcing: Einzelne Komponenten werden separat eingekauft und intern zusammengesetzt. Diese Variante bietet maximale Flexibilität, ist aber mit hohem Koordinationsaufwand verbunden.
• Modular Sourcing: Vorgefertigte Baugruppen werden extern bezogen. Das vereinfacht die Prozesse, verringert aber die Kontrolle über Einzelkomponenten.
• System Sourcing: Komplette Systeme oder Subsysteme stammen aus einer Hand. Das minimiert den internen Aufwand, erhöht jedoch die Abhängigkeit vom Anbieter.

Entwicklung einer Sourcing-Strategie

Die Entwicklung einer effektiven Beschaffungsstrategie erfordert eine systematische Vorgehensweise und sollte eng mit Ihrer Unternehmensstrategie verknüpft sein. Ein solcher strukturierter Ansatz wird häufig als Strategic Sourcing bezeichnet – eine Methodik, die durch analytische Verfahren und kontinuierliche Optimierung die bestmöglichen Beschaffungsentscheidungen ermöglicht. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte dieses Prozesses.

1. Strategische Ausrichtung definieren

Leiten Sie zunächst Ihre Einkaufsziele aus der Unternehmensstrategie ab. Legen Sie fest, worauf Sie den Fokus legen: Wollen Sie primär Kosten reduzieren, die Qualität steigern, Innovationen fördern oder Risiken minimieren? Diese Ausrichtung bildet das Fundament für alle weiteren Entscheidungen. Stimmen Sie Ihre Prioritäten unbedingt mit anderen Unternehmensbereichen ab, um Zielkonflikte zu vermeiden.

2. Bedarfsanalyse durchführen

Erfassen Sie systematisch alle Güter und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen benötigt, und klassifizieren Sie diese nach ihrer strategischen Bedeutung. Nutzen Sie bewährte Methoden wie die ABC-Analyse, um Produkte nach ihrem Wertanteil zu kategorisieren. Kombinieren Sie diese mit der XYZ-Analyse, um die Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs einzuschätzen. Diese Kombination ermöglicht Ihnen eine differenzierte Bewertung und zielgerichtete Priorisierung.

3. Marktanalyse und Lieferantenrecherche

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über relevante Beschaffungsmärkte und identifizieren Sie potenzielle Lieferant:innen. Untersuchen Sie die Angebots- und Nachfragesituation, die Preisdynamik und Innovationstrends. Bewerten Sie mögliche Partner nach konkreten Kriterien wie Qualität, Liefertreue, finanzielle Stabilität und Innovationskraft. So erkennen Sie frühzeitig Marktpotenziale und Risiken.

4. Strategieauswahl für Warengruppen

Entscheiden Sie auf Basis Ihrer Analysen, welche Beschaffungsstrategie für jede Warengruppe am besten geeignet ist. Bestimmen Sie, ob Sie auf Single, Dual oder Multiple Sourcing setzen und ob Sie lokal oder global beschaffen. Legen Sie auch den optimalen Beschaffungsumfang fest – Unit, Modular oder System Sourcing – und stimmen Sie alles präzise auf die spezifischen Anforderungen jeder Warengruppe ab.

5. Gestalten Sie Ihre Prozesse und planen Sie Ressourcen

Definieren Sie klare Beschaffungsprozesse, legen Sie Verantwortlichkeiten fest und klären Sie Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen. Planen Sie die notwendigen Ressourcen und Technologien für die Umsetzung Ihrer Strategie sorgfältig. Berücksichtigen Sie dabei Personal, IT-Systeme und spezifische Tools für das Lieferantenmanagement. Nur mit der richtigen Ausstattung können Sie Ihre Strategie erfolgreich umsetzen.

So setzen Sie Ihre Sourcing-Strategie erfolgreich um

Nach der Entwicklung Ihrer Beschaffungsstrategie kommt es auf die konsequente Umsetzung an. Achten Sie auf klare Prozesse, nutzen Sie die richtigen Tools und etablieren Sie ein kontinuierliches Performance Monitoring (Leistungsüberwachung).

Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung Ihrer Beschaffungsstrategie

Für eine wirksame Umsetzung sind neben der strategischen Planung auch Organisation, Kommunikation und Steuerung entscheidend:

• Setzen Sie auf professionelles Change Management: Binden Sie alle relevanten Stakeholder:innen frühzeitig ein, kommunizieren Sie Ziele klar und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt in neuen Prozessen und Tools.
• Führen Sie Ihre Strategie schrittweise ein: Starten Sie mit ausgewählten Pilotprojekten, sammeln Sie Erfahrungen und weiten Sie die Strategie erst dann auf weitere Bereiche aus.
• Etablieren Sie ein professionelles Lieferantenmanagement: Bewerten Sie Lieferant:innen regelmäßig, definieren Sie gemeinsame Ziele und nutzen Sie ein systematisches Performance Monitoring für kontinuierliche Verbesserungen.
• Definieren Sie klare Prozessstandards: Legen Sie eindeutige Verantwortlichkeiten, Freigabeprozesse und standardisierte Verfahren fest, um Fehlerquellen zu reduzieren und Konsistenz zu gewährleisten.

Diese Tools und Technologien unterstützen Ihre Beschaffung

Technologische Lösungen können die Umsetzung Ihrer Strategie effizienter, transparenter und steuerbarer machen:

• E-Procurement-Systeme (elektronische Beschaffungssysteme): Automatisieren Sie Routineprozesse von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsabwicklung und stellen Sie durch integrierte Workflows die Einhaltung Ihrer Einkaufsrichtlinien sicher.
• Spend Management Tools (Ausgabenmanagement-Tools): Analysieren Sie Ihre Ausgaben systematisch, sorgen Sie für Transparenz über Ihr Einkaufsverhalten und identifizieren Sie konkrete Einsparpotenziale.
• Supplier-Relationship-Management-Systeme (Lieferantenmanagementsysteme): Erfassen Sie alle relevanten Lieferantendaten zentral, dokumentieren Sie Bewertungen und identifizieren Sie strategische Partner für eine langfristige Zusammenarbeit.
• Beschaffungsplattformen: Bündeln Sie Angebote auf zentralen Plattformen wie Semigator Enterprise, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und nutzen Sie optimierte Rahmenverträge.
• Predictive Analytics (vorausschauende Datenanalyse): Erkennen Sie Trends und Muster in Beschaffungsdaten und steuern Sie Ihre Einkaufsprozesse proaktiv statt nur reaktiv.

So messen und optimieren Sie die Effizienz Ihrer Beschaffungsstrategie

Der Erfolg Ihrer Strategie zeigt sich nicht nur in den Kosten, sondern auch in der Qualität, Lieferfähigkeit und Compliance (Regelkonformität). Für die Steuerung sind messbare Kennzahlen und eine kontinuierliche Anpassung entscheidend:

• Definieren Sie aussagekräftige Key Performance Indicators (Schlüsselkennzahlen): Messen Sie den Erfolg anhand konkreter finanzieller und qualitativer Kennzahlen wie Einsparungen, Lieferantenleistung und der Anteil regelwidriger Beschaffungen (Maverick-Buying-Quote).
• Etablieren Sie ein regelmäßiges Reporting: Schaffen Sie Transparenz durch ein strukturiertes Berichtswesen mit zielgruppengerechten Reports für verschiedene Stakeholder:innen.
• Fördern Sie kontinuierliche Verbesserung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Strategie, passen Sie sie an veränderte Bedingungen an und nutzen Sie Feedback aus allen relevanten Unternehmensbereichen.

Trends und Zukunftsperspektiven in der Beschaffung

Bleiben Sie am Puls der Zeit und nutzen Sie neue Entwicklungen in der Beschaffung für Ihren Wettbewerbsvorteil. Die Einkaufslandschaft verändert sich rasant – wer die Trends kennt, kann sie strategisch nutzen.

Diese wichtigen Entwicklungen prägen moderne Beschaffungsstrategien:

• Resiliente Lieferketten: Unternehmen diversifizieren ihre Lieferantenstruktur und bauen strategische Sicherheitsbestände auf.
• Digitale Transformation: Durch den Einsatz von robotergestützter Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation), erweiterter Datenanalyse (Advanced Analytics) und KI-Systemen verändern sich Beschaffungsprozesse grundlegend.
• Strategische Partnerschaften: Langfristige Kooperationen ersetzen reine Transaktionsbeziehungen.
• Nachhaltige Beschaffung: Ökologische und soziale Faktoren werden zum strategischen Imperativ.
• Agile Beschaffungsmodelle: Kürzere Planungszyklen und schnellere Entscheidungen erhöhen die Flexibilität.

Mit der Kombination dieser Ansätze sichern sich Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile und minimieren langfristige Risiken in einem zunehmend dynamischen Marktumfeld.

Besonders die Digitalisierung bietet enorme Chancen: Während Automatisierung von Routineaufgaben befreit, ermöglichen datengetriebene Entscheidungsprozesse präzisere Prognosen und digitale Plattformen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.

Gleichzeitig gewinnt das Thema Nachhaltigkeit stark an Bedeutung – zukunftsorientierte Beschaffungsstrategien berücksichtigen CO₂-Bilanzen, faire Handelspraktiken und die langfristige Stabilität der Lieferant:innen als zentrale Erfolgsfaktoren.

Einkaufsplattformen als Tool für Ihre Beschaffungsstrategien

Nutzen Sie spezialisierte Einkaufsplattformen als wertvolles Tool zur Umsetzung Ihrer Beschaffungsstrategie.

So unterstützen Plattformen Ihre Sourcing-Strategien

Moderne Einkaufsplattformen können flexibel an unterschiedliche Beschaffungsstrategien angepasst werden und bieten für jede Variante spezifische Vorteile:

• Bei Single Sourcing: Steuern Sie alle Beschaffungsvorgänge zentral über einen bevorzugten Anbieter mit standardisierten Prozessen und klaren Kommunikationswegen.
• Bei Multiple Sourcing: Verwalten Sie verschiedene Lieferant:innen übersichtlich und behalten Sie den Überblick über Konditionen, Leistungen und Verfügbarkeiten.
• Bei Local/Global Sourcing: Integrieren Sie lokale und globale Anbieter in einem einheitlichen System und überwinden Sie geografische Grenzen im Lieferantenmanagement.

Diese Vorteile bieten Einkaufsplattformen für Ihre strategische Beschaffung

Der Einsatz spezialisierter Beschaffungsplattformen verschafft Ihnen zahlreiche strategische und operative Vorteile:

• Steigern Sie Ihre Effizienz: Automatisieren Sie Prozesse, implementieren Sie standardisierte Workflows und reduzieren Sie Ihren administrativen Aufwand erheblich.
• Verbessern Sie Ihre Marktübersicht: Verschaffen Sie sich Zugang zu einer breiten Palette von Anbietern und vereinfachen Sie den Vergleich verfügbarer Optionen.
• Treffen Sie datenbasierte Entscheidungen: Nutzen Sie detaillierte Analysen Ihres Beschaffungsverhaltens und identifizieren Sie konkrete Optimierungspotenziale.
• Erhöhen Sie Ihre Compliance: Stellen Sie die Einhaltung Ihrer Beschaffungsrichtlinien sicher und dokumentieren Sie alle Vorgänge nachvollziehbar.

Semigator Enterprise: Beispiel für eine moderne Beschaffungsplattform

Semigator Enterprise demonstriert als spezialisierte Lösung für den Weiterbildungsbereich die Leistungsfähigkeit moderner Beschaffungsplattformen. Mit der Plattform buchen Unternehmen sämtliche externe Weiterbildungsmaßnahmen zentral über eine einheitliche Oberfläche und behalten so den Überblick über alle Aktivitäten. 

Ein besonderer Vorteil liegt in der breiten Marktabdeckung mit Zugriff auf über 5.000 Anbieter, ohne dabei an Übersichtlichkeit zu verlieren. Die Prozesse – von der Auswahl über die Buchung bis hin zur Abrechnung – sind durchgängig digitalisiert und standardisiert. Das reduziert Fehlerquellen, senkt den administrativen Aufwand und ermöglicht den Abschluss optimierter Rahmenverträge.

Wie Sanofi Aventis den Weiterbildungsprozess optimiert hat

Ein konkreter Anwendungsfall stammt vom Pharmakonzern Sanofi Aventis. Vor Einführung von Semigator Enterprise war der Weiterbildungsprozess stark dezentral organisiert – mit über 600 Anbietern, hohem manuellen Koordinationsaufwand und fehlender Transparenz über Inhalte, Qualität und Kosten.

Durch den Einsatz der Plattform konnte das Unternehmen zentrale Herausforderungen lösen:

• Alle Weiterbildungsangebote wurden in einem digitalen Katalog gebündelt.
• Mitarbeitende erhielten einen Self-Service-Zugriff auf Buchungen und Informationen.
• Genehmigungsprozesse wurden automatisiert und standardisiert.
• Reporting-Funktionen sorgten für Transparenz und strategische Steuerbarkeit.

Das Ergebnis: deutlich effizientere Prozesse, bessere Übersicht über Maßnahmen und eine nachhaltige Senkung des Verwaltungsaufwands.

‍Zum vollständigen Use Case

Fazit: Wählen Sie die richtige Beschaffungsstrategie für Ihren Erfolg

Die Wahl Ihrer optimalen Beschaffungsstrategie hängt von zahlreichen Faktoren ab und erfordert ein systematisches Vorgehen: Analysieren Sie zunächst Ihren Bedarf und die relevanten Beschaffungsmärkte, wählen Sie dann die passende Strategie für jede Warengruppe, implementieren Sie diese mit klaren Prozessen und überprüfen Sie kontinuierlich die Ergebnisse.

Nutzen Sie dabei moderne Technologien und Plattformen wie Semigator Enterprise, um Ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Eine durchdachte Beschaffungsstrategie senkt die Kosten, minimiert Risiken und stärkt nachhaltig Ihre Wettbewerbsfähigkeit.