Assistenz mit Kompetenz – professionelles Office Management - Seminar von Selectes GmbH Personalauswahl u. -management

Inhalte

Standortbestimmung:

• Reflektion der eigenen Rolle als Office Managerin- Erfahrungen im Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern, Vorgesetzten 
• Rolle und Rollenverständnis: Aufgaben und Erwartungen von allen Seiten
• Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit

Instrumente für erfolgreiches Selbst-, Zeit- und Energiemanagement

• Analyse des persönlichen Arbeitsstils (persolog® Persönlichkeitsmodell)
• Realistische Zielformulierung – Planung und Umsetzung- Arbeitstechniken (Aufgaben-/Terminplanung, Pareto-/Eisenhower-Prinzip, ABC-Analyse)
• Umgang mit Störungen und „Zeitdieben“- das Verursacher-Prinzip
• Ent-Spannung – Tipps zum Umgang mit persönlichen Stressfaktoren

Produktivität im Office durch rationelle Arbeitsorganisation

• Arbeitsplatzorganisation und Schreibtischmanagement
• Auswahl der Kommunikationsmittel
• Arbeitshilfen: Office-Handbuch, Formulare und Checklisten
• Ablage mit System – transparent, elektronisch und „papierarm“
• Informations- und E-Mail-Management mit Struktur
• Gezielte Delegation – ressourcen-orientiert

Gestaltung effektiver Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten

• Regelmäßige Absprachen im Zweier-Team
• Zielvereinbarungen: Klarheit über Kompetenz und Aufgaben
• Grundlagen zielgerichteter Gespräche (Aktiv Zuhören, Fragen, Feedback)
• Überzeugende Kommunikation im Auftrag des Chefs
• „Typgerechte“ Entlastung je nach Arbeits- und Führungsstil des Vorgesetzten
• Persönlicher Entwicklungs- und Aktionsplan- Leitfaden für die Umsetzung im persönlichen Arbeitsumfeld
• Nächste Schritte

Methode

Die Teilnehmer/innen werden durch eine aktivierende Moderation, intensiven Austausch und durch Einzel- und Kleingruppenarbeit stark eingebunden. Theoretischer Input erfolgt durch Kurzreferate der erfahren Trainerin und wird durch Praxisbeispiele aus dem unmittelbaren Arbeitsumfeld vertieft. Das besondere Augenmerk liegt auf der konkreten Umsetzbarkeit der behandelten Themen, so dass ein direkter Transfer in den Arbeitsalltag erfolgen kann. Eine hohe "Umsetzungsquote" der behandelten Inhalte wird durch das Erarbeiten von Aktionsplänen gewährleistet.

Seminarziel

• Sie erhalten in diesem Seminar einen Überblick, wie Sie den Herausforderungen im modernen Office Management erfolgreich begegnen und Ihren Chef optimal entlasten.
• Sie profitieren vom Austausch mit KollegInnen und reflektieren Ihre Rolle und Aufgaben als Office Managerin.
• Sie analysieren Ihren persönlichen Arbeitsstil und lernen pragmatische Methoden für eine effektivere Arbeitsorganisation kennen.
• Sie erfahren, wie Sie die Belange Ihres Chefs zielgerichtet und durchsetzungsstark kommunizieren.

Ein im Seminar erstellter Aktionsplan unterstützt Sie bei der Umsetzung in die Praxis.

Zielgruppe

Office-Manager/innen, Chef-Sekretär/innen, Assistent/innen, die ihren Arbeitsalltag in Zukunft noch erfolgreicher bewältigen wollen.